最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、事半功倍的法宝。
美中贸易全国委员会主席唐纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”，即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先应问一问自己以下几个问题。
1.为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
2.这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
3.如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着坐在办公桌旁冥思苦想吗？
4.什么时候干这件工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所处理的只不过是些支离破碎的事情？
5.谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
6.这件工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
1.省去不必要的工作。
2.使工作顺序合理，干起来得心应手。
3.两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
4.尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
5.预先定好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。例如，有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益；有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；选购食品时，尽量买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
