要使沟通有效，被动和激进的态度不仅是无效的，而且是有害的，唯有采取肯定明确的态度和行为才能克服沟通中的障碍。所谓肯定明确的态度，是指尊敬别人和自己，沟通时直接、诚恳而适当地表达自己的感受、需要和看法，换言之，在表达的过程中，既不放弃自己沟通的权利，也不抹杀别人沟通的权利。
采取支持性而非防御性的态度
一般来说，支持性态度是平等观念的延伸，有助于形成良好的沟通气氛；而防御性的态度是优越观念的延伸，容易造成破坏性气氛。大众传播学家认为，要避免产生防御性沟通，首先要对事不对人；其次是交谈时要诉诸共同的目标，而不要运用控制的方法；另外，不要使用判断性的语言。兹将两种态度列表对比如下（表3-2）。
突破自己有限的经验，开放心胸，以减少自己对别人的刻板印象
主管对员工的刻板印象越少，彼此越能够不带成见地进行坦诚的沟通。
妥善运用非言语信息
要想有效地与人沟通，说话的语气既不要迟钝，也不能尖刻，而要自信，平静，肯定而有力；音量要大到足以让人听清楚，但又不可乱喊乱叫；目光要保持适当的接触，让对方有参与和受重视的感觉。此外，姿态必须表现出关心而非高高在上的样子。
培养正确的倾听方式
正确的倾听方式不是与生俱来的，也不是每个人都会的，它需要在生活和工作中不断地锻炼和培养。培养主动而有效的倾听技巧必须遵守以下十个原则：
（1）注意听说话者（传信者）的主题；
（2）集中注意力倾听说话者的信息；
（3）不要让情感影响听力；
（4）不要认为所听到的信息是熟悉的，或不熟悉的甚至是琐碎的；
（5）不要只注意听到的事实；
（6）在未完全了解对方之前避免在心中思索答案；
（7）尽量忽视周围环境中让人不舒服的东西；
（8）尽量对说话者的话题表现出兴趣；
（9）注意说话者的非言语信息；
（10）不要害怕听到困难而复杂的信息。
换言之，沟通的时侯要尽量压抑自己批评的欲望，完全站在接受者的角度上，才能慢慢培养出正确的倾听技巧。
其他方面
应该说明，人际沟通时除了上述技巧外，还应注意以下几点：态度上不要居高临下；不要冷嘲热讽；不要威胁；不要生气；不要发誓；不必惊慌失措；不要失去耐性。只有这样，沟通才能达到如专家们所说的“人性”（HUMANITY）的境界。这里的“人性”是沟通的8个原则的英文字母的缩写。H代表诚实待人；U代表善解人意；M代表互相尊重；A代表领悟缺点与限制；N代表互通有无；I代表认同他人的感觉；T代表信任；Y代表以“你”为中心（而不是以我为中心）。
总之，沟通是企业组织内部一项十分重要的活动，从产品的开发、新技术的引进、营销计划的执行，到财物、人事政策的制定与协调等等，都需要通过沟通来实现。作为企业的管理者，很多事务是通过沟通来完成的，沟通能力已经成为管理能力中不可缺少的组成部分。托马斯在调查了96家美国公司的主管人员后，发现一般主管的最重要活动包括下面几方面：有技巧地指出员工的错误并加以纠正；建立最佳工作绩效的标准和可接受的态度行为的标准；提供能够让人全心贡献的环境；处理员工的抱怨；界定员工的义务与责任；称赞与控制等。因此，良好的沟通技巧已成为有效主管的必备条件。事实上，有关的研究已经得出结论：一个组织内良好的沟通关系能够提高员工的生产力和工作满意度。
管理人员应遵守的原则
为了提高组织内员工的沟通满意度，除了彻底运用前面所述的有效沟通的技巧外，主管还应该遵守下面两条原则：
（1）建立目标沟通的政策
沟通必须有系统，才能产生效果。因此，企业组织必须建立目标沟通的政策，在这样一种政策下，主管首先要了解自己的沟通目标是什么？考虑一些具体的问题，如，我要影响谁？我要对方做什么？如何做？什么时侯在什么地方做？在英文里这些问题被简称为6个W。这些问题有助于管理人员了解自己的沟通目标。其次要分析员工的动机、态度、价值观、知识水平和行为方式。最后才决定沟通的策略，是面对面的沟通呢？还是运用团体沟通的压力？
（2）定期举行沟通检查
主管在作决定之前，必须掌握有关组织结构、运作、活动及员工特点的信息，为了获得这些信息，国际沟通学会的有关研究人员设计了一套组织沟通检查的问卷和评定工具。如果定时在一个组织中进行沟通检查，有助于主管更全面地了解组织沟通的优点与缺点，借此改善沟通的技巧和策略。
就管理者个人来讲，沟通的能力或技巧在很大程度上表现在他的倾听技巧上。本书前半部分专门论述了倾听技巧的训练，希望能对读者有所帮助。
§§§第6节自测题：测测你的言辞智商
下面是一些语言专家列出的题目，可以帮助你测试自己的言辞智商。请根据你的实际情况回答这些问题，然后根据评分标准评分，以确定你的言辞智商水平。
评分：
将答案中ABC的数目加起来，如果其中大部分是A，说明你具有较高的言辞智商，如果你的答案大多是BC，你就需要进一步提高自己的语言交际能力了。
提高：
为了进一步评价你是否具有精明言谈的技巧，请你接下来对自己提几个问题：
1.当你与别人交谈时，你认为自己的身体姿态给他人的总体效果如何？
2.你发现在什么情况下与你的上级、下级或同事交谈最为困难？
3.在什么情况下你的语言交际能力发挥得特别好？你认为在那些情况下事情进行得比较顺利吗？
4.你什么时候把事情弄糟了？其中主要的原因是什么？
5.当别人忽视或反对你所说的话时，你应该怎么办？你一般会怎么处理？
沟通技能提升小窍门
提高言辞智商的技巧
言辞智商的高低并非天生而定，而是可以改变的。你完全可以通过训练或在工作实践中通过不断努力得到提高。以下几点是一些高级语言培训专家总结出的技巧，希望它们能助你在自己的商业生涯中成为一个言辞智商高的人。
一位著名的国际管理咨询公司的总裁曾提出过这样的忠告：“如果你要从容自如地面对将要发生的事，你必须做好充分的准备。这一准备工作必须考虑到每一种情形的每一个细节。谈判的前三分钟基本上决定了你的成败。”有了充分的思想和行动准备，你就可以预见你与他人商谈时可能发生的各种情况，并准备好应对的台词。
在准备工作中，你可以将自己要谈的话题写下来，然后以你所期望的方式大声讲出来，同时想象一下人们对你的言谈可能做出的反应，对于这些反应你应该如何应答。确保你的答复让人听起来恰当自然，而不是生硬得像在排练。
少说为佳。中国有句俗语“话不投机半句多”，这就恰当地表达了这一点。在商业交往中，你不要说得太多。话太多很容易泄露出一些你不该道出的信息。在公司事务中，每天都有此类事情发生，在法庭上也是如此。1988年，前美国小姐及纽约文化事务委员会委员贝西亚·麦尔逊审判案就是典型的一例。她的朋友卡尔·A·帕索和法官霍坦斯·嘉贝尔受到审问（后来被宣判无罪）。他们指控麦尔逊曾雇佣过法官嘉贝尔的女儿，以此作为减少由于帕索离婚而应付的赡养费的交换条件。当证人继续回答了许多律师没有提出的问题时，审判官用手指着他们，极不耐烦地说：“我告诫你们不要过于自愿，只需回答所问到的问题。”这一教训也适用于当今的商务会谈。
当下属犯了错误时，让他们知道应对所犯的错误负责，且不能容忍他们继续犯下去。在这种情况下，你有可能为了维护自己的权威，变得歇斯底里，你也可能被他们的愚蠢行为气得难以忍耐，但这又能解决什么问题呢！正确的态度可以考虑给他们创造一个回到问题的机会，为他们创造一种气氛以诱导他们去积极解决问题。即使下级认为问题不能解决时，你也不必动怒，而应走近他，并对他说：“我想这件事可以这么去做。”然后向他提出积极的建议。
注重问题的解决办法而不是问题本身。在你的管理工作中，对下属提出批评是不可避免的，但这时你一定要注意自己的表达方式，让受批评者明白你是在寻求问题的解决办法，而不是为了惩罚或报复他们。由于每个人对质量好坏的标准不可能完全相同，当你对下属的方案表示不满时，可以将各种可能的结果呈现给他们，听听他们的反应，然后在此基础上提出建设性的批评。事实上，有些事情是没有绝对的对和错的，因此，我们可以追求一种最好的结果，但在现实中，只能以“我们怎样才能做得更好一些”来衡量和要求自己。好像人们常说的要“授人以渔”，不是“授人以鱼”。
