第16章 好方法，让你工作很轻松(1)

面对工作，你是不是无所适从？面对工作，你是不是很努力，也很敬业，却准是没有好的业绩？面对工作，你是不是终日忙得像砣碌一样，也总是不能准时地完成任务？其实，答案很简单，就是你缺乏一套行之有效、切实可行的科学的工作方法。

1.有方法就省力

做任何事情都有许多种方法，只有找到最科学的方法和策略，才会让你做到既轻松又省力。

让我们读一则故事：

古希腊著名的科学家阿基米德曾提出了杠杆原理，他曾说出过一句惊世骇俗的话：“给我一个支点，我可以撬动地球。”他的这句话惹恼了当时的统治者西洛国王，于是国王决定出一个难题考考这个“无法无天”的狂妄家伙。如果阿基米德无法通过这个考验，国王就会将他处死，让他永远闭嘴。

当时在西里裘斯港口的水手们想把一艘大船弄到岸上去，可是他们不知道如何才能做到。于是，国王就令阿基米德去完成这个任务。这项工作并没有难倒阿基米德，他巧妙地在岸上安排了一排排的滑轮与齿轮，借力使力，轻轻松松地将大船推到了岸上。

我们每天的工作，其实就是解决问题，实现目标的过程。在这个过程中，选择好的方法至关重要。因为在正确的方法指导下，我们能以最少的时间、最少的精力、最少的资源完成工作、达到目标。

一旦方法对路，一个人的工作效率就会凸显出来，其工作能力也会得到大家的认同。可是许多人在工作中并不懂得这个道理，他们可能并不缺少工作的热情，也绝对的敬业，但工作成效却差别很大。

这是因为他们在工作开始时并没有仔细地思考过，或者说是盲目地开始了工作。这一点在具体的工作中会表现得极其明显。有的员工做事盲目无头绪，只注重宏观的效果，缺少对微观的把握，尽管从表面看来，他们很努力很忙碌，在加班的行列里几乎天天都能看到他们的身影，尽管他们踏实肯干的态度让人敬佩，但这些却很难挽救低劣的工作成果与业绩。

这里有一个实例。

一位在国内知名的证券公司工作的年轻人，毕业于国外的一所金融学院，有着别人羡慕的教育经历，人生的天平似乎早早地倾斜在他这一边，他也是公司公认的勤奋员工，但是三年过去了，他仍然只是一名普通的职员。

每一次经理布置一项任务时，这位年轻人都会以百分之百的热情投入工作，他会找到所有需要的数据进行分析，然后进行大量的统计工作。每天他都在不停地作着统计与分析，每当遇到一项复杂的数据时，他非要弄个明白不可。这种钻研的精神是难能可贵的，可是效果如何呢？他似乎陷入了一种“分析陷阱”，不能自拔。随着时间一天天地过去，他并没有拿出一个切实可行的办法。

工作不同于学术研究，严谨笃实的作风固然没错，但探究“为什么”远不如“什么对目前的工作有益”更重要。

我们还常见到的是，一些人在某一工作上已经形成了固有的工作方法，当再从事一项性质不同的工作时，会不自觉地把他所熟悉的工作方法沿用过来，结果却是累得很但也没有好的业绩。

这种现象在许多企业中时有发生。工作无方法或是以错误的方法工作，都直接导致了工作效率的低下。虽然消耗了大量精力，也花去了大把的时间，却没有获得好的工作业绩。

我们知道，看一个人的工作业绩是否优异，无外乎看此人的工作效率与办事效能。而讲有效，方法得当是个必要的前提。可以说，没有方法，或是方法错误，都难以在工作上有所作为，难以成为企业中不可或缺的人才。

无论是在日常的工作当中，还是在接受一个项目之时，方法都是非常重要的。在美国的企业中流行这样一句话：“上帝不会奖励努力工作的人，只会奖励找对方法工作的人。”这反映出美国企业对工作方法的重视程度。

有一句话叫“方法永远比问题多”，问题与方法是共存的。在今天这样一个处处以业绩说话，以业绩说明能力的时代里，对每个人而言，能够找到方法、找对方法已成为个人职业生涯中一项最重要的技能。

方法会让你不怎么努力，也能做出高业绩。

2.工作也要讲章法

没有规矩不成方圆”，做工作也一样，也有一定的章法，也有一定的规则。尽管这个道理每一个人都知道，但是在具体的工作执行中，许多人的做事往往就是缺乏章法，也就是缺乏规划。这样做的结果是，增加了工作的随意性，使工作无章可循，出现了混乱，一事无成。

有这样一个故事：

一天早晨，农夫对妻子说：“难得今天的天气这么好，在天黑之前我一定要把那些田耕完了。”

当他到牛棚准备牵牛耕田时，却发现牛的身上很脏，招来很多苍蝇，于是他把犁放下，牵着牛到水塘边让牛洗澡。为了把牛洗得更干净，农夫打算回家拿个水桶再来，就先把牛留在了水塘，回家取水桶。在经过猪圈时，突然想到那三四头猪还没有喂，于是，决定煮点马铃薯喂喂猪。在地窖里，他发现了那些马铃薯正在发芽，为什么不趁这个好时令把它们种到菜园里呢？可是还没有走到园子里，路上就有一根大木棒绊了他一跤，于是，他决定把这个大木棒锯成段，放在壁炉里当柴火。当他回来准备拿锯子的时候，听见有人敲门。

农夫打开门，他怒气冲冲的邻居双手叉腰，指着他的鼻子骂道：“你的牛跑到我家的庄稼地里去了，种的菜都被它糟蹋了，你看看……”农夫向后一望，那头牛依然是污泥满身。

正在这个时候，妻子也在院子里嚷嚷：“猪都跑出来了……是你把猪圈打开的吗？”农夫看了看天，早上明媚的阳光变成了淡淡的余晖，可是牛身上还是脏兮兮的，猪也没有喂，马铃薯也没有煮，地也没有种，木柴也没有锯，一天忙到晚，结果什么事也没做成。

农夫的故事也许有些夸大，但是在实际的工作中，我们也经常发生类似的情况。因此，为了避免这种混乱的工作状态，我们在确定工作目标之后，要学会思考：需要马上做的是什么？最重要的是什么？次要的又是什么？

在进行具体的工作安排的时候，我们不妨为自己制定一个规则，这个规则应该可以是：

（1）我的工作是要完成什么？

（2）我的工作需要做哪些准备工作？

（3）是否具备必要的条件？

（4）在工作进度上如何安排更合理一些？

（5）在这项工作中我的主要职责是什么？

（6）在某个阶段应该达到什么样的效果？

方法是有章可循，有规律可循的。章法就是方法的规律，没有章法，自然无方法可循。如果没有这样规则支撑，我们的工作怎么会取得成功？即使取得成功，也会走很多的弯路。

工作是有章可循的，找对方法就会少走弯路，让你工作起来很轻松。

3.低头做事，也要抬头想事

在工作中，很多人总是把工作想像得过重，或是要求过高，在这种无形的压力下，他们只知低头做事，不知去思考其方法，而终日忙忙碌碌，结果却收效甚微。

要知道，我们工作效率低往往并不是因为方法出了错，而是由于我们在匆忙混乱的工作之中缺乏思考而导致方法得不到正确的实施，于是形成了无头无绪。可以说，保证方法不出错的基本前提之一就是工作之前要思考。

智慧的力量体现在能进行正确的思考，那些职场的成功者善于用自己的脑子，把思考的力量发挥得淋漓尽致。思考的习惯是决定着工作有无成就的关键，要想把工作做得更好就要把思考的时间留出来。

在职场上，有些职员他们工作很热情，工作也很勤快，但是他们缺少的是思考。在他们的内心里，急于快速摆脱因工作压力带来的痛苦与紧张，他们缺乏对主客观条件的正确考虑，做事又草率。在强大的工作压力下，他们的生活节奏变得越来越快，做事也是匆匆忙忙的，往往容易几件事一起干，而结果恰恰又是什么事都没有做好。

古人云：“凡事预则立，不预则废。”在从事一份工作或是接受一项任务时，一定要先搞清楚、弄明白。只有在对工作有充分的了解后，再去思考如何按步骤去完成工作，有了高效的工作安排，才会高效地完成任务。

某公司研制出一种新产品，正在准备上市，小王是该公司的一名营销人员，在新产品上市之初，主要的任务就是开拓市场和寻找合适的经销商，这就是他的工作任务。那么小王如何能出色地完成任务呢？这里边就有一个方法问题。但是在开始之时，面对一个陌生的新产品市场，在开始一份市场销售工作时，是马上开始走街串巷盲目地寻找经销商，还是先通过市场调查，制定一份拜访专业经销商的计划与合理路线呢？

要知道，在每一个城市中都可能存在着成百上千的经销商，如果小王盲目地拜访他们中的一些，那么可能有很大一部分根本就不适合来经营此项新产品，或是他们想经销却又发现他们无法满足条件。在这个过程中，尽管小王的愿望是尽快完成工作，但往往会事与愿违，在匆忙的工作之中，浪费时间而收效甚微。

这时候，小王需要做的并不是急于拜访他们。此时应该做的是对其中有经销意向、有经营实力、有经济基础的部分经销商进行重点拜访，在与这部分经销商的谈判与沟通上，小王只有不急于求成，更不可率性而为、义气用事，多花些时间在他们身上是绝对值得的。同时，为了不放弃那些可以培养的潜在经销商，对经营相关产品的小型经销商，也需要给他们投递一些招商资料和产品信息。针对不同经销商，合理地安排时间，工作起来也会得心应手。

正如一位营销大师曾说过：“在开始一天的工作，或是开始一份新的工作任务之始，制定一个合理的工作安排，这个过程可能只会花上你五分钟的时间，但是起到的效果却是非常显著和有效的。”

因此，我们不管从事什么工作，事先的调查与分析对于实现工作目标，找到最佳的解决方案都是有益的。如果我们总是把钟表拨快一小时，那么工作就会乱套，费力不讨好。

但是，不匆忙并不表示拖延，懂得工作方法的人总是有条不紊，不慌不忙，没有积压，更不会主动拖延。有些人以为做事不匆忙是一件容易的事，每次做事时注意一点，慢下来不就可以了吗？但事实绝不这么简单！你会发现，一个凡事都匆匆忙忙的人做所有的事情都是冒冒失失的，他们过于相信自己的直觉，极易受情绪的支配。尽管他们在工作的一开始抱着好好做的愿望，但是还没有想好就马上去做，出了问题有了偏差也不去调整。因为赶时间而没有把事情做好的人，事后往往要花更多的时间来做开始时没做好的事情。这往往导致工作效率的低下，几个工作日过去了也没有很好地完成工作任务。

工作前一定要放慢你的手脚，让你的脑子先动起来，去寻找最佳的工作方法，再动手开展工作。

4.制定工作日程表

时间管理权威指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力获得很大的提高。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种有效的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段，特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。工作日程表与计划不同，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于他们不善于制定日程表，不善于安排好日常的工作。

制定工作日程表应遵守以下原则：

（1）以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。

（2）以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。

（3）把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。

由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么。

除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边等必不可少的地方，时时提醒自己。

在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事，如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做会更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理。

作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”

5.工作也需要合理组织

工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于进行合理的组织工作。一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”

组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合使用。

（1）综合，即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。

（2）结合，即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实际上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。