本章学习重点：
了解会前准备工作事项，掌握各准备事项的操作要领
掌握会中协调的各工作事项及操作技巧
掌握会后整理工作的内容及操作要点
主题词：会前准备会中协调会后整理
第一节 做好会前准备
为了使会议能够在最短的时间里达到最佳的效果，就应该在会前做好足够的准备。
一、工作交接
1·填写会务申请表
当接到一个外部会务任务时，第一件要做的事就是立即填写会务申请表(见下表)，经主管批准后，做好会务期间的工作交接。
外部会议一般较内部会议时间长，为了能全心投入到会务工作中，一定要做好工作交接，使部门的工作不受影响，又能安心进行会务工作。公司本部必然有许多事情要做，所以工作的交接是一个不可忽视的重要环节。
【工具】
会务申请表
姓名：申请时间：
会议地点：会议人数：
召集人：预计会务起止时间：
会议主题：会务类别： (外部会议／内部会议)
工作交接情况：
时间：
签字：
主管审批：
时间：
签字：
工作交接情况需要仔细填好工作委托书和工作委托表，做好部门工作交接，不要让会务工作影响部门的正常运作。
【工具】
工作委托书
委托人／工号 所在部门 职务 联系方式
被委托人／工号 所在部门 职务 联系方式
电话转移委托人： 电话：
被委托人： 电话：
邮箱委托 □是 被委托人： □否
委托原因 □出差 □休假 □请假 其他：
委托时限年月日至年月日
【工具】
工作委托表
任务编号工作任务完成情况 交接日期接手人预计完成情况
二、明确会议的类型
会议的类型不同，其复杂程度也不同。会务有两种类型：
第一种类型是部门日常例行会议的会务，通常是由各部门文秘单独完成的，操作相对简单，也容易规范。
第二种类型是跨部门的或公司级的大型会务，如展览会、鉴定会、研讨会等，涉及的部门广，需调用较多的人力、物力和公司内、外部资源。这类会务又可根据是否利用公司已有的会务场所，往下细分为内部会务和外部会务。
三、通知与会人员参加会议
明确会务的类型后，便需通知各与会人员会议的举行日期、地点、会议的简要内容，以便他们可及早做准备。如果是比较大型的会议，参加人员来自世界各地，会议前约一个半月便需发会议通知，以便各与会人员有足够的时间进行工作安排，如签证、边境证的办理等事宜。根据会议通知的回执，再次确认与会人员信息。
会议通知的内容是必须要清楚的，通知里应该包括需要说明的全部细节。细节包括会议召集人姓名、组织单位名称、会议日期、开始时间、召开地点(不但要注明城市和街道地址，还应有楼号及房间号)、有哪些人受邀请参加会议、会议目的等。一些会议如股东会议，在发布通知时需按规定的原则行事。这类通知的措辞必须严格遵循公司的规章行文。
实例
会议通知
意见反馈：有事不能参加！
(会议通知已设回执，若您不能参加会议请点击按钮，并向召集会议的秘书请假。若您不反馈“有事不能参加”即默认为能够准时参加。)
时间
地点
会议主题
召集人
与会人
纪要人
会议议程
附件
辅助仪器
与会人员平时工作都很忙，尤其是公司的高层领导，一个星期前甚至三四天前发的会议通知，他们可能已经不记得了。所以发会议通知最好抄送与会人员所在部门的文秘，请他们协助提醒与会人员到会，并在会议的前一天再发送会议的提醒通知。
四、会务人员分工与监控协调
1·会务分工
大型的会议会务人员较多，各组的工作量及性质不同，每个组的文秘做的事情也不一定相同。如果你是会务总协调人，应先制定一份会务分工总表，按整个会议过程的各个关键行为和工作量细分小组，确定各个小组的负责人，并明确每个小组的职责。各小组根据自己所承担的工作，进一步细分到个人，可制作会务人员分工明细表。这样分工明确了，责任也就明确了，遇到事情就知道该由谁来处理。文秘会前可按事情分工，会中按地点分工，会后再按事情分工。
【工具】
会务分工总表
关键事务 负责人 监控点
会前
会中
会后
【工具】
会务人员分工明细表
任务 计划完成
时间 责任人／
联系方式 会务联系／
联系方式备注 完成情况
2·监控协调
监控协调非常重要。高级文秘须每天检查、更改会务清单(特别是进展情况一栏)，及时准确了解各项工作的进展情况，实时进行调整；同时，督促各项工作按计划完成，避免会务工作因为各种原因而延误。 另外一定要对需要各责任人相互配合的工作特别提出，以免一部分工作的拖延耽误整体工作的进展。
提醒您
会前应制定好会务纪律，并让各会务人员确认好自己负责的会务工作内容。只要分工合理，在多项目情况重叠进行的情况下就不至于出乱子。对于大型会务，应预留一个人做突发事件的处理。
五、会务经费预算
分工明确以后，会务组的工作开始按计划展开，接下来就要进行会务经费预算，并办理相应的费用借支手续。
以一次展览会的经费预算为例，可运用下表：
【工具】
经费预算表
项目专项费用 单价 数量 小计
展览
展厅设计
装修
设备费用
资料
设计
印刷
发行
广告宣传费用
会场
专项费用
其他杂费
食宿
住宿
餐饮
差旅费
运输费
资料运输
设备运输
续表
项目专项费用 单价 数量 小计
服装
礼品
旅游
其他杂费
总计
分析上表，不难看出费用预算实际涵盖了会议期间发生的可预计费用和可能会发生的不可预计费用。所以在做详细的费用预算时，应对整个会议进行通盘考虑，要细心周到，预计可能发生的每笔费用，如会务组长途电话费、酒水费、纸张费用、复印费、临时购买物品的费用等，应留有余地，同时又要避免资金浪费。另外，还应考虑借支备用金(填写借支备用金申请表)，作为机动费用。
六、明确会议议程
1·确定会议议程的方法
一切的会务工作都必须围绕使会议达到预期的效果这个目的来进行，所以在会前就应该使每一个与会者对会议的各项议程有一个清楚的了解。
首先，在确定会议议程时，应与主办单位领导进行充分的交流沟通，以得到全面、准确的会议信息。
其次，在确定参会人员、会议日程时，要来回征求多方意见，以获得共同认可。
再次，议程中还应包括相关就餐地点、会议休息时间等安排。
2·将议程交领导审批
议程确定后应交会务组组长及与会领导审批，原则上要求在发出会议通知前确定出会议议程，避免突发性的修订。
【工具】
××会议日程安排时间表
序号时间事项备注
备注:
1·会务责任人：联系电话：
2·请大家遵守会议纪律，将手机调到无声状态，离开会场请向会议责任人××请假。
3·每天进行一次会议签到登记。
实例
会议议程
日期：1月3日
时间：上午9:00～10:30
地点：新乡村饭店第一会议室
目的：决定是否应该提高生产能力
与会人员：罗威、彭杰、刘方、谭德、杨吉、罗希
事项目的时间发言人
评估决策标准达成共识15分钟-
评议5年的产量通报信息10分钟杨吉
评估近期和远期需求达成共识20分钟刘方
评估成本通报信息15分钟谭德
讨论目前的生产能力
潜力的利用形成决定20分钟罗威
3·会务须知
可以在会务议程后面附上会务须知。会务须知与会议通知不同，它所包含的内容要广得多，如会议议程，会务组及展会负责人的房间号及联系电话，展览会开展及撤展的时间及地点，班车时刻表，技术讲座的时间、地点安排，样板点参观路线，娱乐、餐饮情况，会场纪律和会议期间的注意事项等，可以说整个会务组的工作都能体现在会务须知上。
七、安排住宿、餐饮、用车
会务中餐饮、住宿和用车往往涉及的直接费用比较大，且跟与会者对会务的满意度直接相关，若考虑不周或安排不当，整个会务工作就很难说是成功的。所以对这三项工作，应该多花些时间来做好计划，各方面的细节都要尽量考虑到。
1·住宿安排
首先应与酒店搞好关系，方便以后工作的开展。高级文秘应与酒店销售部经理搞好关系，在房间等问题上留一定的余地，在客人突然增加或减少的情况下，可与酒店很好地协商解决。另外，如果充分利用了酒店的资源(如酒店司机、小工、酒店服务生、数投仪器等)，就可以省下时间去做其他更紧急、更重要的工作。
在预订酒店时应进行实地考察，要询问好房价、空房或会议室的大小，而且一定要亲自去看才能确定是否入住。
在安排住宿的时候，不要忘了事先弄清楚与会者的性别，还有同房间的人员搭配也要考虑，并且要做好住宿人员登记表。
【工具】
住房登记表
序号姓名性别省份单位职位手机房间号入住时间备注
如果是大型展览会，客户进出情况频繁，应做好最新客户名单的跟踪，事前逐个落实实际就餐和住宿的人数。尤其需要注意的是，有些与会人员不一定参加所有的会议，有可能只参加第一天的会议，或是只参加第二天的会议，所以要及时与酒店核对，每日填好住房结算表，并且纪律一定要严明。如不住宿一定要通知会务组，确认未到会人员是否已向领导请假，以核定参会人员具体的情况，并通知相关会务人员，以调整住房、餐饮等事项。如果与会人员较多，有必要在会议期间确保有一专人负责跟踪客户信息，提供最新的客户名单。
【工具】
住房结算表
日期房间类别申请房间号退房号实际使用数量金额结算确认
2·餐饮安排
会务组一定要确认菜单，这就需要你与餐厅经理加强沟通，每餐的菜谱都仔细过目，并将不合适的菜换掉。在餐前10分钟应再与酒店确认餐饮的准备情况。
3·车辆调度
(1)制定安排清单
会务车辆调度能否有效、妥善管理，关系到整个会务的成败，可以制定清单来准备车辆安排工作。
【工具】
车辆安排清单
事项
数量
新车 优良车 进口车型
确定用车
需求
领导接送
客户迎接
样板点参观
送行、游玩
紧急调用车
确定车辆
来源
公司派车
酒店车辆
旅游公司车辆
当地办事处车辆
(2)制定车辆调度规定
为了使车辆调度工作有条不紊地进行，一定要制定车辆的调度规定，向司机传达严格的纪律，统一由会务组进行车辆的调度，其他人用车必须事前申请，违规者将给予处罚。
(3)登记所有车辆信息
要登记所有车辆的具体信息，并在会务组内传阅。因为会务期间可能随时有电话找你申请用车，接到此类要求，不能马上作出答复的，需要立即在会务车辆用车信息登记表中准确记录好申请人的必要信息。
【工具】
会务车辆用车信息登记表
司机 联系电话
车型 车牌号码
座位数 车辆所属单位
申请人 联系电话
用车具体日期、时间客人数量及级别
车辆行走路线 确认派车司机
预计返回时间 是否已返回
在此，有一点需要注意，即在调度车辆时要与司机确认是否熟悉相关的行车路线，以充分利用车辆的资源，提高车辆的使用效率。
八、会场布置
其实会前所有准备工作当中要数布置会场最为费心，第一是资料数量多，第二是考虑事情要周到。事先尽可能将会场布置的各方面罗列出来，订好完成时间，不断刷新准备情况，以保证会场的布置万无一失。
【工具】
会场布置跟踪表
任务完成时间备注完成情况
会场保密要求。录音设备、指引牌。
确定横幅标语的内容制作要求，向会场出租方提出相关要求。
续表
任务完成时间备注完成情况
指示牌的制作。
与会人员姓名的确定及座位名牌的制作。
通知电视台及报社来采访。
会议桌鲜花的摆放。
会议资料的摆放。
座椅数量。对人员可能的变动作一个相应估计和安排。
文具。
水果、饮料。
灯光、音响、麦克风、数投、打印机。提前调试。
总之布置会场是件小事，但各方面的事情都要考虑进去，工作做得周到，才能给人一种舒适的感觉。
九、做好新闻发布工作
有些重要的、大型的会议，需要向媒体发布。这项工作大多由公共关系部门负责，高级文秘只需把预先收到的发言者的情况(履历或自传的概要等)及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，高级文秘就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。
十、进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。
检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署、票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等。会前检查要求每个细节都不放过。就拿会议设备来说，要保证做到随时提供放映机灯泡和电线的备用品；保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理。主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，文秘人员可以把这些情况告诉有关人员。
