第二节 高级文秘岗位要求
一个合格的文秘，必须具备一定的能力，否则，就无法履行自己的工作职责，确保工作任务顺利完成。
一、业务要求
1·理论知识
必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经济以及对业务工作有帮助的其他知识；另一方面也要注意收集新的信息，关注新的发展动态。
2·实践经验
要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3·办事能力
文秘工作繁杂、琐碎，这就要求高级文秘必须具备较高的办事能力，无论是处理重要事务，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率，并应掌握一定的办事方法与技巧。
4·协调能力
要协调好各种关系，比如领导关系、同事关系、各部门关系、律师关系、媒体关系等。在协调与本部门领导的关系时，要做到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。对待其他部门同事要热情周到、言行得体、不卑不亢，树立良好部门形象，不能摆官僚衙门作风。
二、知识要求
1·基础知识
高级文秘的基础知识包括以下几类：
(1)政治哲学类
这类知识主要指哲学、政治经济学、逻辑学等知识。学习这些知识，目的在于使高级文秘树立正确的世界观和方法论，这是一个德才兼备的高级文秘所必须具备的理论知识。
(2)语言文学类
这类知识主要指现代汉语、文学、艺术、写作等知识，重点是语言知识和基本写作知识，这是指文秘应该具备的文化素养。另外，还应学习一些美学知识，树立健康的审美观点。同时，还要学一些心理学知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律，提高人际交往与公关能力。
实例
清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人都没有完成任务。为什么呢？原来南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗作对都不行。后来皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王尔烈的水平，上联曰：“江南千山千水千秀才”，王尔烈即刻以此下联对之：“塞北一天一地一圣人”。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们继而问道：“先生的学问究竟有多大？”王随口吟道：“天下文章属三江，三江文章属吾乡，吾乡文章属吾弟，吾为吾弟改文章。”由此，一句对联，一首诗帮助王尔烈完成了招考工作。
(3)数学统计类
这类知识主要指高等数学、应用数学、统计学等知识，这是高级文秘适应现代化管理的需要。
(4)历史地理类
这类知识主要指中国近代史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与人文地理等知识。
(5)法律知识类
这类知识主要指一系列法律规定，如经济法基础、经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。
2·专业知识
高级文秘的专业知识主要包括以下内容：
(1)秘书学知识
高级文秘对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作一系列理论构建有较全面科学的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识的核心部分。
(2)秘书写作知识
秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，其写作知识和秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能之一。
(3)文书档案知识
文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，高级文秘必须熟练准确地掌握、运用这项工作的有关知识。
(4)调研、会务、信访、人际关系等知识
高级文秘要经常调查研究，组织会务，处理来信来访，同上下左右、各方人士打交道，不掌握有关知识是开展不好工作的。
(5)其他知识
电脑和网络、办公、办会、办事等知识。
3·相关辅助知识
相关的辅助知识包括以下几个方面：
(1)管理知识
秘书不是领导，却是领导的助手、参谋，秘书工作是领导工作的一部分。因此，高级文秘应当学点行政管理、经营管理的知识，学点信息理论、系统论、控制论知识。这些知识在管理工作中的作用日益受到重视。高级文秘掌握这类知识，无疑对辅助领导科学管理、提高管理水平是大有帮助的。
(2)外语知识
高级文秘必须掌握一到两门外语。随着市场经济的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，无疑会使得管理工作从实际意义上说更趋近于世界先进水平。
(3)地方知识
市场经济，需要高级文秘从当地具体情况出发，协助上司考虑如何利用当地的自然、地理条件，开发当地资源，发展地方经济，利用当地文物古迹、风土人情、民俗习惯，开发旅游资源，提高当地的知名度、美誉度。
(4)接待知识
高级文秘陪同外宾参观游览的机会较多，没有此类知识，则可能在陪同过程中出洋相、闹笑话，甚至会贻误工作，影响交往。
三、能力要求
高级文秘的能力要求主要包括以下几个方面的内容：
1·表达能力
表达能力是指通过言语、文字、身形(含面部表情)和手势等形式沟通信息、交流思想、表达情感的能力。在高级文秘的能力结构中，表达能力有重要的地位和作用。
(1)口头表达能力
简单地说，就是说话的本领。汇报情况、提出建议、传达指示、联络接待，都需要说话。因此，高级文秘必须加强口头表达能力的训练，要练就一副好口才，做到说话目的明确、中心突出、简明扼要、有条不紊，富有逻辑性，同时还要口齿清楚、态度从容、言语得体。
(2)书面表达能力
书面表达能力就是写作能力。这是高级文秘必备的专业特长，也是一项基本能力。它要求高级文秘不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各种文体的写作技巧。高级文秘要努力把自己锻炼成公文写作的“快手”“能手”和“高手”。
提醒您
“快手”就是文思敏捷，行文迅速，有应急、应变、应突发事件的能力。“能手”就是擅长某些文体的写作，且高于一般的要求。“高手”就是文字功底深厚，善于画龙点睛，能够锦上添花。一个优秀的高级文秘，应当在“有一手”的前提下，争取“三手”兼备。
2·办事能力
所谓办事能力，指高级文秘处理各种日常工作的本领。高级文秘要努力提高办事能力，首先会办事，不越权，讲实效；其次要善办事，通晓各类事务的办理程序，区分轻重缓急；再次要善交往，能同各种人打交道；最后要具有保护领导的意识，能为领导挡驾或解围。
3·管理能力
高级文秘是领导管理工作的辅佐者，必须具备相应的组织管理能力。高级文秘应从辅助领导决策、计划、沟通、协调、控制五个方面来努力提高自身的组织管理能力。
4·应变能力
所谓应变能力，就是适应突然变化的环境和事物，完成原定任务的本领。有了这种能力，就能够善于观察，可以较周密、较详尽而又较准确地捕捉变化着的新情况，及时发现新问题；能够思维敏捷，可以针对新情况、新问题，迅速作出判断、分析、综合和概括；能够多谋善断，遇事冷静，能及时想出办法，采取对策；能够有预见力，可以把握事物发展的趋势和可能出现的结果；能够随机应变，在不丧失原则的前提下，灵活变通地处理各种工作，以适应变化的客观环境。
5·社交能力
高级文秘要培养和发展自己的社交能力，应努力做到以下几点：
第一，必须正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容。
第二，与同事要真诚相处，相互信赖、尊重。
第三，讲究礼貌、仪表，言谈举止和服饰都要得体，做到彬彬有礼。
第四，根据不同的交往对象、场合与目的，采取多种交际手段，讲究方法和艺术。
第五，如果在交往中出现纠纷或冲突，要善于缓和、化解矛盾。
6·操作能力
所谓操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。随着科技的不断发展，高级文秘必须具有较强的现代化办公操作能力，比如中(英)文打字机、电话机、电传机、复印机、录音录像机、照相机、文字处理机和计算机等设备的使用和保管、初步维修的本领，以及对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用的本领。只有掌握了这些能力，才能提高秘书工作的质量和效率。
探究·思考
1·你对秘书工作的认识情况如何？
2·请对照秘书国家职业标准关于高级秘书的要求，检查自己知识与能力的具备程度，再提出改进要求。
3·请查阅、搜集各报刊关于高级秘书的招聘启事，对照其要求，假设自己是一名应聘者，设想自己去面试的应对情景。
