工程项目档案管理工作涉及工程的方方面面，贯穿于工程全过程。建筑企业档案管理部门要从对党和国家事业负责的高度，从对历史负责的高度，从对提升企业核心竞争力的高度来认识工程项目档案管理的重要性，早布置、严要求、细标准、实考评，依法做好工程项目档案管理工作。
（一）大力宣传，提高全员档案意识
档案宣传工作是各级领导了解档案工作情况的窗口，是争取各方支持合作的桥梁。档案管理部门要积极主动采取有特色、有新意、有实效的宣传形式，树立档案人员的良好形象和档案服务的品牌效应。一是利用企业召开的各种会议，组织领导学习相关文件，通报当前工程项目档案管理存在的问题，阐述这些问题将给企业带来的隐患和危害，引起高层关注与聚焦，提高全员对档案工作的认知程度，为档案工作争取到更多方面的关心、理解、支持和帮助。二是充分发挥网络、电视和报刊等社会媒体作用，宣传档案工作，让更多的人认知和认同档案工作，有条件的企业还可以通过创办《档案工作简报》、创建档案管理网页等形式及时播发档案管理的最新信息和动态，扩大档案工作的影响，营造各方支持、全员参与档案管理工作的良好氛围。同时在档案人员中广泛开展主题演讲、知识竞赛等活动，通过活动进一步激发档案人员的责任感和使命感。
（二）加强领导，建立健全管理机构
为满足新形势下档案管理工作的需要，企业档案管理部门应积极协同人力资源部门建立健全档案管理机构，对项目部档案管理机构建设提出明确要求，规定各项目部必须成立项目档案管理工作领导小组，确定分管领导，定期召开档案专题会议，建立档案（资料）室，配备经过岗位培训持有“档案人员岗位培训证”的档案（资料）员和与工作相适应的设备。如中铁大桥局下发了《关于加强档案管理机构建设的通知》，目前，25个局直属项目部和子公司均成立了由总经理主管、一名副总经理分管、办公室主任具体负责的档案工作领导小组，并按照定员定编，逐级、逐部门配齐配强专兼职档案人员，为搞好全局档案管理工作提供了组织保障。
（三）完善制度，建立规范管理机制
建筑企业一般流动性大，施工地点多、人员分布广，这些情况给企业档案的收集、整理和归档工作带来了一定的难度。因此工程项目档案管理工作必须认真贯彻执行国家、行业和地方政府有关档案工作的法律法规。档案管理部门要紧密结合企业实际，制定实施企业档案管理规章，同时可针对项目档案管理的特点，按照“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”原则，制定颁发《项目管理手册》、《工程项目档案管理的意见》、《工程项目档案分级管理责任制》、《工程项目档案标准化管理实施办法》等一系列文件，对工程项目档案的组织与管理、归档范围与流向、整理标准与质量要求、档案的移交、考核与奖罚等工作流程作出具体的规定，做到有章可循，各司其职，切实将企业工程项目档案管理纳入制度化、规范化轨道。
（四）预先规划，全员参与落实责任
项目建设伊始就规划本项目竣工资料的编制工作，及时与业主、监理单位沟通，对本项目竣工资料的内容、质量、份数和移交工作提出明确要求，结合工程内容和特点，明确本项目单位工程、分部工程、分项工程的划分，并根据工程实施进度制定竣工资料编制的初步计划和进度要求。
竣工资料涉及的内容基本囊括各职能部门的工作范围，同一份资料的内容会涉及多个部门，要求各部门之间相互配合才能完成。因此，生产管理、技术、试验、测量、物资及合同管理等人员均要参与竣工资料的收集和编制工作，各部门必须按各自职责范围将本部门形成的文件材料收集齐全，做到资料管理有专人负责，强化责任，确保工程项目竣工后档案资料及时、准确、齐全、完整地移交。
（五）统一标准，明确档案工作要求
项目大、周期长、综合性强、牵涉面广、科技含量高是经济建设高速发展期的一大特点。为便于阶段竣工资料移交和保证资料的规范性，应做到“五明确”，即明确收集范围，明确工作流程，明确质量要求，明确整理标准，明确归档时间，并在项目开始阶段就统一全标段竣工资料的标准：包括内容的统一、格式的统一、填写要求的统一以及整理方法的统一。只有统一标准，才能为大量竣工资料的归档打下良好的基础，才能减少资料编制过程中填写不规范、格式混乱、“各自为政”的现象，避免不必要的“重复”劳动。
（六）持之以恒，定期开展业务培训
档案队伍素质的高低，事关企业档案事业发展全局。为了提升档案队伍素质，一方面要重视岗前培训。所有专兼职档案人员必须参加地方或企业组织的岗位培训，按国家有关要求持证上岗。另一方面要坚持每年制定专门的档案业务培训计划并认真组织实施。采取自学与集中学习相结合、“走出去”与“请进来”相结合、专家授课与现场交流相结合、办会与研讨相结合等多种方式，全面提高档案人员的业务水平和技能。培训中既要有档案管理知识的剖析，又要有档案管理规范及要求的讲解；既要注重理论与实际应用相结合，又要着眼于帮助档案管理人员熟悉档案管理流程，提高实际操作能力。实践证明，集中业务培训是做好工程项目档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，对工程项目档案的标准化、规范化管理起到了积极的促进作用。
（七）深入现场，加大指导监督力度
工程项目是施工企业的细胞，企业的一切管理都要围绕项目管理这个中心，服务项目，指导项目。
1.建立档案登记制度。要求各级档案部门按照分级管理的原则，主动加强与本单位开发部门和工程管理部门的联系，及时捕捉和准确掌握招投标项目的信息和情况，认真做好本单位建设项目档案登记工作。
2.加强对工程项目档案管理的过程控制。档案管理部门除利用电话、网络或面授、实习等形式进行业务咨询和指导外，还应主动深入现场，随时了解工程进展和工程档案管理情况，发现问题及时协调解决。同时认真履行对工程项目档案工作的监督指导职能，统筹安排，主动沟通，加强联系，真正做到“事前介入、事中控制、全程监管”。
3.建立工程项目档案工作责任人联系制。人是管理的第一要素，做好工程项目档案工作应是项目领导、工程管理人员、技术人员和档案工作者的共同责任和一致目标。项目部经理（指挥长）、总工程师和办公室主任应成为工程项目档案管理的第一责任人，参建单位行办主任和档案人员为第二责任人。只有这样，才能将工程项目档案工作纳入工程管理流程同步管理，以保证项目各阶段档案资料的随时收集积累。
4.严格把好档案验收关。积极争取各级领导和部门的支持配合，严格把好工程项目正式竣工验收前的档案验收关，为工程项目的建设、管理、验收和运行维护提供可靠的档案依据。
5.实施《工程项目档案工作年度考核办法》。每年对在建项目实行档案工作年度目标考评，及时公布考评结果，对考评成绩优秀的项目给予表彰；对考评成绩不佳的项目予以通报批评，并与项目经理的业绩和期薪制考核挂钩。
建筑企业工程项目档案管理工作是一项系统工程，它责任重，要求高，难度大。只要提高认识，加强领导，系统抓，抓系统，努力创新，不断实践，就一定能够把工程项目档案管理工作提高到一个新的水平。
