把你的要务清单分成两类：工作要务和私人要务。任何时候当你想做某事或者突然意识到要做某事时，立刻把它写在合适的类别下面。然后，你在计划第二天要做的事时，首先看看日历确定你会有多少办公时间。接下来，看看前一天的每日必做清单，要么把那些没有完成的项目加入今天的必做清单里，要么把它存入“仓库”里，如果你今天不想再做的话。
然后看看你的要务清单，把你想在今天做完的事加到每日必做清单上去，做好现实的时间估计。一旦你把某项活动从要务清单移到了每日必做清单上，就把它从要务清单上划去。这样，你就只需要在一个地方记这件事了。
为了让你的要务清单保持在可操作的规模之内，请用三个环的活页本来记。把清单分成工作类和私人类。如果某页上面的项目几乎都已经划去了，就把这一页拆下来，把还没做的项目写在当前页面上，而把拆下来的这页放到不活动区。
把完成的页面保存起来可以给你提供动力和反馈信息。这些页面代表了一系列你所取得的成就，并且还是一份最新的摘要。这还可以给你提供有用信息，告诉你在不影响原有工作量的情况下，你都做了多少额外的事情。当你接触新工作时，这个清单可以提示你完成那个任务需要采取哪些步骤。
体系2：清空大脑办法
还记得快速开始10条提示里所推荐的大脑清空办法吗？如果你那样做过，那么你就知道这个体系怎么运作了。如果你还没这么做过，那么请往下看。
这个体系把每日必做清单和要务清单按照不同的方法进行了划分。许多人觉得这种改进的办法让他们找到了更具体的方向，因此减少了浪费在各项任务之间的过渡时间。
在使用你的日历时再加上四个清单：
项目清单——正在进行
下一步行动清单——把所有要做项目所需的步骤一项项列出来。
等候清单——记下所有必须由他人来做的项目。
未来/可能清单——所有不确定任务。
项目清单把所有你正在努力完成的项目都列出来了，看一眼就可以有大致的印象。
下一步行动清单对于你目前的工作效率来说至关重要。因为你不用再回想自己某项任务进展到了哪里，也不用再腾出时间考虑下一步要做什么了。这些都已经写在你的下一步清单里了。任何时候当你中途放下了某个项目，赶紧在下一步清单里写上接下来该怎么做。这样，等那个项目再次成为你的首要任务时，你就可以马上投入进去。
等候清单可以让你不再为那些别人已经答应去做的事而担忧，也可以让你不再为某个项目的进展而发愁。如果你向别人发出了请求，也把它写在等候清单上。如果你必须先停下手头的工作等某件事过了再做的话，也把那件事记下来。这样，你全部的精力就可以集中在手头要做的事情上了。
未来/可能清单里包括你为未来设计的项目，盘旋于脑海但考虑欠成熟的项目，以及其他一些办公项目。
不管你采用纸质模本还是电子模本，及时更新这些清单会方便而有效地提高你的工作效率。
计划通常都不止是一个人的事。我们很少人可以每天幸运地只做自己的计划而不考虑其他人的需要和任务。以下这些工具可以很好地帮你把自己的首要任务及决定直观地呈现给别人。
纸质的还是电子版？
电脑在提高你的组织效率方面有着无穷的潜力。你越了解它，越去使用它，越去开发它的力量，你就能把自己的个人组织系统管理得越好。
你现在就可以用电脑创建一个个人组织系统来补充你的纸质组织系统。我们有大量的计算机软件可用。看看你电脑里已经有的程序，你已经有了什么样的组织系统？要让它们最高效地为你服务，你可以从哪里获得详细信息？
如果去市场上购买规划类软件，你必须先想清楚自己到底希望它为你做些什么。你是只用它来保存自己的时间表还是要让它成为你整个组织计划的核心？如果是前者，任何时间安排或规划类的软件都足够了。如果是后者，你就必须再做一些其他的评估了。要看看那个软件是否可以帮助你做以下事情：
和他人用电子邮件、电话或传真沟通，团体时间表安排，实时会议？
可以上网、发邮件、查看新闻、和他人分享日历安排？
用一个工具囊括所有通讯需要？
和你当前所用的信箱及其他通讯设施兼容？需要更新或转换吗？
可以看到全天的安排，有会议和最后期限的总汇，在一个屏幕上就可以同时浏览前天晚上收到的所有邮件，而不用拿鼠标点来点去。
可以识别并处理垃圾邮件，加强邮件管理及主次排序？自动凸显、整理、发送和标记发出邮件及收到邮件？
还有一个后续标记系统追踪完成的项目？
包含会议计划程序，可以方便地安排群体会议（面对面的会议、实时网上会议），筛选与会者，查看合适时间，发送会议通知？
提供联络管理器，可以打电话、发邮件、传真、跳到有用的网页去？
拥有可以写信、写报告的文字处理器。
能够从不同地方收集信息，并形成报告给你？
这个清单可以无止境地延续下去。这些软件又快又好。去网上查查最新的科技成果。Symantec、Microsoft、Lotus都很好，可以先从这几个入手看看。
显然，计算机可以同时、高效地管理许多东西。关键是看你怎么使用舒服，看你想不想最好地利用科技。事实上，本书介绍的所有计划和管理工具都可以放到电脑里或者直接用电脑来完成。关键是你自己要去创建一个完美无瑕的系统，把纸质工具和电子工具很好地结合起来。例如：
要确保你的所有下一步行动计划是在同一个地方（通常在纸上）。如果一些写在纸上，一些又存在电脑里，那么很可能就会遗漏一些东西。
记录和备份那些待处理的电脑文件。电脑可以为你保存大量信息，但是如果不仔细追踪、监管，你正处理的文件也可能瞬间泡汤。
用一个文字处理器来创建、保存和补充清单。Windows和Mac系列的文字处理器都可以很方便地为你的纸质组织系统设计符合要求的格式。它们可以设置和你的纸张大小相符的表格，输入格式命令就可以画出线条，还可以打出标题、引语，需要的话还能打印、复制。
一定要定期彻底清除整个电脑文件系统。按时浏览文件磁盘的目录，把目前不用的东西删除或存入磁盘内。
很多人觉得文件追踪系统能够很好地在电脑上追踪你所做过的所有事情。努力结合各种方法，形成你自己的方式以满足你的个人工作风格。
计算机辅助工具
随着计算机技术的突飞猛进，个人计算机辅助设备的数量和种类也飞速发展。有的仅有信用卡大小，有的则是口袋大小，还有稍大些的是手提。如果你想有效利用这些工具，那么选择一款大小合适的电脑至关重要。
首先，你要非常清楚自己想用它来做什么、怎么做。如果你只是想要一个组织管理器，方便自己查看日历、管理通讯信息，那么你可以选择一个巴掌大小的机器。如果你需要进行更多的电脑操作，像文字处理、网页浏览等等，那么你就要考虑选一台大一点、更贵的、带键盘的机器了。这些机器有更为强大的输入输出功能，屏幕也更大，并且音响设备也较为齐全。
生产这些好产品的厂家不少，比较有名的包括3com，Casio卡西欧，Franklin富兰克林，NEC日本电器，Toshiba东芝，HewlettPackard惠普等等。这里有一些建议供你买设备时参考：
大小？重量？
键盘？设计？数字键？
显示屏大小？黑白还是彩色？分辨率？
电池寿命？自带电源适配器？
可以单手操作？
快捷键？
声音设备？
手写识别软件？
VGA输出端口？
内存多大？可否延展？
存储记忆卡集成板？调制解调器？携带型传呼卡？
打印机驱动器？什么样的打印机？
特殊的上传、下载功能和限制？
（日期、时间等）是否自动更新？
内置软件有什么？
连接设备——有线、红外、或者其他无线设施？
可以和什么样的台式电脑或者通讯管理器兼容？
在手提电脑和台式电脑之间传输文件时文字处理格式能保留吗？
是否抗摔？检查端口盖子、线、钩，看连接电源的地方是否牢固、匹配、易安装。
现在有了史上最全的省时设备，并且没时间的人也是越来越多。如果你肯真正学学怎么利用这些设备来最大限度地提高效率，那么花点钱在添置这些电子辅助设备上是非常值得的。如果你觉得电脑不是那么好使，并且不习惯那些科技上的新发明，那么或许现在还不太适合你去投资电子设备。掌握好你已经有的设备，然后再向下一步进军。
要点小结
花1分钟时间做计划可以节省3—4分钟。
你计划内的时间越多，受打扰的时间就会越少。
计划对于工作和职业发展至关重要。
如果你提前做了计划，那么做起决定来会容易很多。
有了好计划，精力就可以有效集中起来。
分析自己每天的活动，找出最好不要去做的项目。
专注于重要的。
紧急的事情并不一定是重要的。
关注小事情，不要让它们转换成了紧急事务。
找出自己的黄金时段，把全天最难做的事安排在那段时间内。
像任何其他后天形成的习惯一样，一天的精力水平是可以通过有规律的纠正手段改变的。
先把最难的工作做好，然后就会很轻松了。
今天结束前把明天的事情计划好，今晚好好放松，享受自由。
想想每日必做清单、要务清单、下一步行动清单、等候清单、未来/可能清单。
纸质和电子版的优秀个人组织系统都有。
对于精通技术的人来说，还会有个人电子辅助设备。
让计划在你的生活中发挥作用。
我关于成功计划的细微边界想法：
