第一节 提高管理时间的质量
领导者日理万机，每天需要处理的事情千头万绪。因此，应特别讲究时间的使用效率，花一分时间就要有一分收获，提高时间的使用质量。管理专家认为，领导人脑子里经常居于最高位置的想法应是：“我是不是在做一件工资、职业和能力都比我低的人也能做的工作呢？”美国麻省理工学院的摩文调查发现，多数成功的经理都有两条共同之处：
一是精于安排自己的时间；
二是善于限定自己的工作范围。
可见，能否有效地、高效率地支配时间，是衡量一个企业领导者素质的重要标准。如果一个领导人陷入一般事务中，由于他只是增加时间的使用数量，没有提高时间的使用质量，不仅使管具体事务的人无所适从，他自己必然也一事无成。
领导者不可能事必躬亲，样样顾及。采取ABC工作法，可以使你的工作程序化。即：先把你要做的事列一张清单，再把最重要、最迫切的事情列入A类，B类次之，C类则一般属于一些杂务小事。要把主要精力集中完成A类工作，其次是B类，这样有主次、有先后地逐步展开。对于C类事情，可以适当授权让你的下级代劳。美国企业管理顾问艾伦·莱金提出一种“有计划拖延法”，即领导者应把时间花在A与B两类工作上，把C忘掉。A、B两类事情办好了，就完成了工作的80%～90%。要是有人打电话来催问C类的事，就可将这件事划入B类；要是有人亲自来找，就可以把这件事划入A类。
以下几条秘诀可作为你掌握时间整体管理的思想和方法、提高工作效率的参考：
处理公事时，切忌先小后大、先易后难、先简后繁，一定要按事情的重要程度分类，先办当天最重要的事情，然后再办其他事情；
在心情最好、精力最充沛的时候去处理最难办的事情；
把一部分工作交给秘书去做；
少写信，打电话能解决的就打电话，必须写信的就写便条；
减少会议的次数和时间；
分析自己对时间的利用情况，使之更趋合理；
减少不必要的报告，简化签字、盖章和接风等迎送礼仪；
把传阅的文件压到最低限度；
尽量利用空闲时间。
第二节 更加现实地估计时间
在某些方面，我们对时间观念的自我陶醉的习惯（或者说是过度膨胀的乐观主义情绪）可能是很危险的。如果你问大家，在规定的时间里，你们到底能够完成多少工作，对此，几乎所有的人都会有一种过度的或者说是膨胀的乐观主义情绪。我们原计划用1个小时结束会议，但事实上却用了2个小时。我们答应在两天内给委托人提交一份建议书，但是，4天过去了，我们还没有完成工作。这种自我欺骗的习惯几乎影响了我们每个工作日的所有业务安排。我们以为我们在20分钟之内可以穿过城市准时到达开会地点，但是，往往由于严重的交通阻塞或者转错了弯，使我们不能如愿到达。而事实上，我们光花费在路上的时间就是30分钟。
我们每个人都不可能不受这种盲目乐观情绪的影响。如果我们能够按照我们所想像的安排时间，那么我们在日程表上安排的一切工作都可以在当天完成，而不用拖到第二天。但是，现实却不是这样，我们对自己一天能够完成多少工作往往是持乐观的态度，而不是悲观的态度。这种态度常常让我们为此付出代价。我们盲目的乐观主义态度常常令人感到恼火，让人感到失望；而且，在极端的情况下，还会毁掉我们的信誉。
改掉这种习惯的最快的办法是，在乐观地估计时间的使用时犯错误。因为，错误的发生往往会给人留下深刻的甚至是痛苦的记忆，这种记忆促使人们去改掉那些坏毛病。如果你知道在正常情况下（没有交通阻塞，也没有红灯）20分钟内可以穿过小镇的话，你应该考虑到不正常情况随时可能会出现，并多给自己10分钟的时间。这样，你应该把自己在路上的时间安排为30分钟（如果你认为你可以在15分钟内到达会场，那么，这除了说明你是在自欺欺人之外，什么都说明不了）。
凭心而论，我们并不能指望人们可以在一夜之间，由一个在时间问题上持乐观主义态度的人变成一个悲观主义者，这就像要一个酒鬼当场戒酒一样。一步一步地来，效果可能更好一些。
第三节 争取时间的五种方法
作为领导者，如何用最短的时间创造最大的价值，是一个很大的学问，以下五种方法可供参考。
1.第克泰特法
操纵世界经济的犹太人把上班后的一小时定为“第克泰特时间”。在这段时间里，须将昨天下班到今天上班之间接到的函件回信，用打字机打好发出。现在“第克泰特时间”这句话，在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰特时间”，是因为他们以“马上解决”作为座右铭。在能力卓越的犹太人办公桌上，看不见“未决文件”。现代领导者不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。
2.会议节时法
为节省会议时间，应采取得力措施和有效办法：
会前做好准备，不开无意义、无目的、议题不明确的“糊涂会”；
联系实际解决问题，不开传统式的“本本会”；
权衡缓急抓住重点，不开“扯皮会”；
发扬民主，集思广益，不开家长式的“包办会”；
讲究实效，不开“一报告、二补充、三强调、四表态、五总结”式的“八股会”；
不开七时开会、八时到、九时报告的“迟到会”；
不开与议题无关人员的“陪坐会”；
不开名为开会，实为游山玩水的“旅游会”。
总之要做到：可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的不坐着开。
3.授权借时法
授权借时，是指领导者根据能量原理，授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动完成任务，从而把自己从事务中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。在授权时，要贯彻以下几项原则：
视能授权原则。切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”。
用人不疑原则。领导者应做到用人不疑，疑人不用。
例行规范原则。领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广量大的前者。
逐级授权原则。越级授权，必然会打乱正常的工作秩序，不仅不能节约时间，而且还要为此空耗时间。
4.时间隔离法
这种方法能从下面两位人物的做法中得到启发。效率专家杜拉克在《有效的领导者》一书中，曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内保持的分钟隔离时间。他说：“我严令我的秘书，除美国总统和我的内人之外，无论什么大事，不要把任何电话接给我……虽然这或许有些冒险，需要勇气，说不定真有天大的等不及的事情。”但这种方法却大大提高了他的时间利用率。
5.限制电话法
电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用，但它又是浪费领导者时间的一种通讯工具，因为电话能中断手里的工作和问题的思路。用一个小时集中精力去办事，要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。
第四节 掌握用时之道
许多现代经理懂得所有关于时间管理的知识，但是在利用他们的时间方面仍然很麻木。
用时之道，就是认识自己的时间，管理自己的时间，合理使用自己时间的思想、原则方法。尽管现代经理的性格、作风、知识、经验等情况不同，尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点，有其自身的客观规律，但只要在实践中注意观察、分析和总结，就可以把握用时之道。
时间管理是一项基础工作。所有的领导者都要对金钱、人员和时间三种类型的资源进行管理。三者之中，时间是最难以管理的，因为它匆匆流逝，从不做任何停留。“把时间攒起来”的想法是荒唐可笑的。
时间对每个人而言都是公平的，一个公司的总裁并不能获得更多的一份。但是，有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事，他们显得更能掌握时间的窍门，这种窍门是我们可以获得的，它可能成为现代经理所能获得的最有价值的资产。
第五节 采取有效的策略
下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。
策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。
策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事，但是，延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候，先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。
策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。
策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。
策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就作出反应。
策略六：做出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟做出决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。
策略七：放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事做决策。给下属成员一些决策的责任，不但使他们也使自己有自由的时间。
策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。
策略九：建立一个好的，但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。
策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间巨大的浪费。
策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。
策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它，你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小，还可以控制的时候及时，发现它们并且加以处理。
策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法，实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。
有些经理有一种不好习性，即实施项目干了一段时间就会半途而废，又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍和解决问题，而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。
然而，最终他们还得回到这些项目上，但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且，原先困扰的问题仍然需要解决。
第六节 使时间增效的五个建议
如果一次把事情做完，工作就会做得更快、更有效率。如果你喜欢把事情分成一小份一小份地去做，那么就把大的工作分割成小的任务。按顺序处理每件任务，从最困难的任务开始做起。把困难的事情先解决掉，会使余下来的工作简单，并且减少了焦虑感。工作的完成能够给你许多成就感。
而做成更多事情的方法是在每件任务上花费较少的时间。关键就在于学会如何在不牺牲质量的前提下，花费较少的时间做每件工作。下面有五个建议，对现代经理会有所帮助。
建议一：在信件的底部或边上空白处写下几句话来作答复函或通知函，然后复印一份，把原件寄回。这会省下口授或用打字机把答复打出来的时间，以及速记员的打字时间。因为纸上的空间有限，所以你的回答一定要简要明确，只说有必要说的话。
建议二：在周围没人打扰的时候，你可以做自己的工作，或早来或晚走，要么在其他人吃午饭的时候工作。
建议三：不要允许别人来打扰。如果有某个人走进了你的办公室，并不在日程安排之内，他想和你谈谈与他自己有关的某些事，那么就毫不客气地立刻拒绝。
建议四：知道在哪儿可以找到东西。把你需要参考的资料放在伸手可及的地方，了解文件档案系统、计算机系统，知道哪张办公桌做哪些工作，公司的有关记录保存在哪里，等等。
建议五：培训好你的员工。最好的节约时间的办法是有一帮训练有素的手下。你不必花费你的时间向他们解释事情。
第七节 轻松提高个人的办事效率
音乐大师们可能在一年或数年中每天都必须拿出大量时间进行苦练，这样才能使技艺略有长进。事实上，他们的技能已经达到较高的水平，但就为了保持这个水平，他们便不得不付出大量时间去练习，更别说在此基础上再有所提高。一位古典音乐家坦言：“一天不练，自己知道。两天不练，妻子知道。三天不练，听众知道。”
但就领导者的素质而言，却少有甚至没有可堪称大师者；所以领导者可以在个人能力方面取得显著的改善效果——提高10%～25%，且无需付出太多心血。
比如制作某种小型器具，你一小时能做50个，你能把效率提高10%，即每小时做55个吗？也许可能。开动机器说干就干！你不需要对生产方法进行根本性变革，也无需有超人般的生产速度，只需稍微加把劲。
你会发现几乎任何事情要提高10%的效率都不难做到，而这少许的努力将产生不菲的回报。在前一个例子中，如果你在器具生产车间每天工作8小时，效率提高10%后，一年将多生产1万套器具。如果每套器具的利润为10美元，则每年的赢利将额外增加10万美元。
把效率提高10%，如何能更有效地利用时间？《赚钱术》杂志中有一篇文章为提高日常活动效率提出了以下几点建议：
1.定出专项时间
如果你需要专心致志于某几个棘手难题，不希望被打搅，可以预定出几段专项时间。告诉你身边的人，在这几段专项时间内任何人都不见。
把比较容易办的事放到专项时间以外，在专心投入某项工作之外的其他时间内，尽可以记记笔记或读读商贸杂志。
专项时间要雷打不动，如果你的专项时间定在午后2点至4点，就不要打算在下午3点去看牙医，否则会使你的专项时间被肢解。
2.注意小憩
较高的工作效率只能保持一两个小时，这是集中精力工作的最佳时间长度。研究表明，全神贯注于某种活动90～120分钟后，精力便难以继续集中。这时你需要休息一会儿，以便于体内进行生化反应，恢复体能。两次紧张的工作会议之间的小憩无需太久，2～5分钟便可为你补充足以支持一两个小时工作的能量。
3.注意饮食
多获取10%的能量。在实施全套提升体能计划之前，在工作中注意以下两点：首先，午饭不要过饱。否则会使你恹恹欲睡。应试着“少食多餐”。所谓少食多餐是指破除一天两餐或三餐的传统习惯，改为多次少量进食。专家认为这更有利于健康。在布拉格进行的一项调查表明，将每天两餐的热量分多次摄取的人较少患心脏病。
其次，在工作时不要饮酒。酒精会使你睡眼惺忪，影响思维能力。在工作午餐时，可以要一杯柠檬汽水或冰茶，而非葡萄酒或鸡尾酒。
4.提前起床
将起床时间提前一个小时。你想寻求一种能提高个人办事能力的简便有效的方法吗？那么就请你每天提前一个小时起床上班。提前的这一个小时不会使你感到困倦，相反只能为你带来意想不到的惠泽。你尽可以在办公室里开始变得蜂拥一团之前，悠哉游哉地品品咖啡，查查邮件，读读报纸，回回信件，或回顾一下昨天的工作。
5.避免浪费时间的活动
少浪费10%的时间。尽力避开浪费时间的活动。比如参加那些专业协会、社区联防队、志愿者团体等，你一定要肯定其确有价值而且自己感兴趣才行。你越感兴趣，你就会越投入，你自己以及这个组织就会因为你的参加而获益甚多。千万不要仅仅为了承担义务而随便地参加一个什么组织，不要去参加那种自始至终你都是一个盲目的跟从者的会议，即使你在该组织中担任领导职务，那样只会浪费你和别人的时间。
6.让思考速度提高10%
像其他任何事情一样，思考也是一个不断进步的过程，它可以被传授，被学会，可被实践和发展。过程很简单：找出问题所在，汇总所有的相关因素，寻求相互之间的关联，建立一个清单，收集反馈意见，与其他人合作，为新思想的产生提供机会。一旦你理解了这一过程，便可以从容地制定决策，解决问题，并灵感泉涌。
第八节 术有专攻
过去的老板每天只需要为三件事操心：向他汇报工作的人、员工完成的工作量和财务收支状况。当然，你也可以再加上一个第四项——效益增长。但是，一般说来，只要公司的财务收入大于支出，效益增长是不成问题的。
现在，问题已经不再像过去那么简单了。老板们不仅需要掌握管理专业和相关学科的精髓，而且需要具备更高的素质。
仅仅成为处理员工事务的“法官”和调解人是远远不够的。今天的经理还需要有工业管理专家的理论支持、人力资源专业管理人员的气质和律师的辩论技巧。
但是，无论过去还是现在，老板们一天到晚离不开的还是钱。有了钱，银行业务、资金筹措、会计核算和缴税问题的解决就轻松多了。
在现代社会中，工作的复杂性和专业化程度都有极大的提高，对一个公司管理人员来说，要精通一切成为全才是不大可能的。但是，每个老板都需要掌握并运用一套基本的经营管理规则。这些规则是很基本的，它们可以帮助老板们客观地审视自己并找出自己工作的动力源泉。在这样做的时候，他们将会感悟到哪些管理方法是比较令人乐意接受的，哪些管理方法是可以舍弃的。如果你不能在所有的人面前成为万事通，那么你最起码也应该成为你所从事专业的内行。
第九节 教会下属提高自己的速度
美国通用电气公司总裁韦尔奇指出：“一个工人最重要的素质就是他的工作速度。”几乎所有的老板都认识到，在其他条件相同的情况下，速度可以击垮你的竞争对手。
在运动场上，这句话当然是正确的。在橄榄球、网球和棒球运动中，出众的速度可以帮助你从对方的防守队员那里逃脱，成为一个绝对的赢家，或者使击球员能够先于球到达一垒。但是，运动场上的速度和生意场上的速度是大不相同的。在运动场上，你不可能教会运动员提高速度，人的速度往往是天生的。在生意场上，人的速度则是可以提高的，你可以教会一个人应该怎样提高他的速度。
然而这些真正做起来并不简单。仅仅靠对你的员工们说一句“快点做”是不可能提高公司的工作速度的。如果你这样做的话，你将为此而付出代价，这种代价一般就是你的员工们被折腾得筋疲力尽，或者员工工作的质量由此逐渐下降。当然，还是有一些可供选用的策略：
把批准文件的程序简化，尽量减少环节。
规定最后期限不必过多考虑影响因素。
要恪守时间表。
首先要求自己以更快的速度进行工作。
各部门配合工作可以提高速度。
第十节 随身携带笔记本或卡片
有这样一个有名的故事：
一家名叫雷明斯索的大钢铁公司的总经理詹姆斯·佩克，一次曾付给一位效率专家琼斯·扬1.5万美元。事情的原由是这样的：当时，佩克的事业可说是半途而废，他对此一愁莫展。他请教琼斯·扬，有没有更有效的方法使他能从公司繁杂的业务中解脱出来，有条不紊地完成自己的工作。
琼斯·扬给了他这样一番劝告：“每当你想起一件必须要做的事时，就把它记录下来。这样一来，你就用不着白天黑夜地老去记着它，可以节约你许多时间。然后利用闲暇的时间将其归纳整理，这又节约了你的时间，因为你的工作和应办的事情都被整理得有条有理了。请每天坚持这样做下去。如果你认为这种方法确有价值，不妨让你的下属们也试试看，一直做到你满意为止。最后请你付给我你认为与此价值相应的支票。”
随身携带笔记本对于节约时间是十分重要的。使用小笔记本时，最好是将小本的纸面分隔成三四部分，并将它订上。这样在写上一些必要的事后，可以撕下这一部分。办完了事，扔掉也没有关系。除了随身携带的笔记本外，也有一些人到哪里都喜欢在口袋里放些卡片。喜欢使用卡片的人，除了把它放在口袋里、公司的办公桌面上和自己家里的写字台上以外，居室的角落、床边、电话旁、浴室和厕所等必不可少的地方也同样准备着一小叠卡片。当然，在卡片的旁边一定要放上铅笔、钢笔等书写工具。
也有的人喜欢用的不是一张一张的卡片，而是订在一起的卡片，不仅如此，他们往往在卡片的分类整理上下工夫。例如，把需要回信的人名记在绿色的卡片上，把需要打电话的人名记在黄色的卡片上，把需要在家里或办公室谈话的人名记在蓝色的卡片上，等等。据说这样一来，保存卡片的工作也就非常简单了。
作为老板，随身携带笔记本或卡片可能是你最明智的选择。
第十一节 妥善处理文件
随着你的业务的不断发展以及公司的不断壮大，需要你处理的文件可能也会越来越多，并堆积如山。那么，怎样才能解决这个难题呢？
要想使你的办公桌上整整齐齐，就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面，最重要的是读完之后就收拾好。
首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，就可以不管它了。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把其他文件分类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然，知道该拿哪个。
在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理，做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。
为了区分文件内容的重要性，需要对文件进行细致的分类：
应立即处理的文件，是指紧急信件，比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。
暂放后的文件，是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。
有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，但如果你没有工夫马上阅读时，可以交给秘书去处理，然后让他向你汇报其中的主要内容。
放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。
以后再处理的文件，是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作，还有待于研究，需要更进一步地深入阅读或分析，以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。
另外，你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他什么，都应当迅速处理掉，或阅读，或回信，或销毁，总之，要防止文件的滞留。
有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时，就先把它放在公文包里，在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰，读一份东西要花30分钟以上的时间，而在汽车里，10分钟左右就可以读完了。
如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样，不久你就会惊奇地发现，庞大臃肿的文件山已经被轻而易举地搬走了。
我们不得不承认：魅力远胜于权力。优秀的领导者，往往可以通过自己的言行举止和独特的性格品质征服下属的心，所以，最高超的领导艺术是让下属“心服”。那么，掌握领导的心理法则就是塑造杰出领导力的关键。
