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第39章 摆脱浪费时间的魔爪

要想做好自我时间管理,就必须揪出浪费时间的“魔爪”并加以消灭。否则,即使有心想充分利用时间,也会因为这些“魔爪”的干扰而无法实现。

那么,造成浪费时间的因素到底有哪些呢?我们应怎样通过自我时间管理,克服这些消极因素的影响呢?

战胜拖延

拖延是造成时间浪费的一个重要原因。要想成为公司的顶尖人才,就必须运用自我管理,战胜拖延,让自己迅速“动”起来。这是职业生涯中首先要做的最重要的事情之一。

工作前,你要经常问自己:“现在我的时间,主要应该用来做什么?”这是时间管理的核心问题,也是克服拖延、提高工作效率的关键。你要将这个问题不断地抛向自己,并给出答案。

要战胜拖延,还必须在开展工作之前做好充分准备。这样在做事时才能尽快着手,并使工作进展更加快速、有效。磨刀不误砍柴工,做好准备也是克服拖延、更快地完成工作的最佳途径之一。当一切准备就绪时,就可以顺利地开展工作。

制定目标

自我时间管理与目标设定、目标执行等自我目标管理内容相辅相成。工作中每个小目标的完成,都会缩短你与大目标之间的距离,可以给你增加动力,逐步实现最终目标。

然而,对职业目标的不明确,也导致了许多人浪费时间。如果不知道目标在哪里,一个人往往会感到彷徨、茫然。所以,你如果想要有效地进行自我时间管理,就必须首先制定明确的远期、中期、近期目标,并根据目标来制订年计划、月计划、周计划、日计划等。此外,要有相对应的日结果、月结果、年结果等进行的反馈和修正。漫无目标的努力是盲目的,劳而无功,只是在浪费时间。对于那些“踩着西瓜皮,溜到哪里算哪里”的人,老板自然不会加以重用。

制订计划

没有计划的人只是消极地应付工作,处于被动的位置;制订计划则是有意识地支配时间,处于主动的地位,并能提高效率。计划你的工作,执行你的计划。通过计划的达成状况评估时间管理的有效性,并减少时间的浪费和低效利用。按照计划来工作,就像跟着一根导引线一样,可以帮助你顺利完成预期的目标。

美国一家公司的董事长赖福林,每天清晨8点之前准时来到办公室,先是默读15分钟经营管理哲学的书籍,然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段必须完成的重要工作以及所需采取的措施。接着就是重点考虑一周的工作。他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。大约在8点钟左右,他在餐厅与秘书喝咖啡时,就把这些考虑好的事情与秘书商量一番,然后做出决定,由秘书具体操办。赖福林的时间管理法,极大地提高了公司的工作效率,得到了美国其他公司领导人的高度重视和赞扬。

没有计划,行动的效率就会大打折扣。只有在制订计划后才能真正看出实际行动中的漏洞和风险,并提醒自己要将理想与现实结合起来。

关于计划,时间管理的重点是日计划、周计划、月计划等内容。我们要做好自我时间管理,每年年末做出下一年度的工作规划,每季季末做出下季末的工作规划,每月月末做出下月的工作计划,每周周末做出下周工作计划。这样才能让自己每年、每季、每月、每周都可以根据计划来利用时间,避免浪费。

下面我们重点介绍一下日计划的制订。周计划、月计划、季计划和年计划,可依此类推。

日计划是将每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次序,确定完成时间,以突出工作重点,避免遗忘。日计划的主要内容包括:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。制订日计划时要注意:每天在固定时间制订日计划(上班前或者一上班就做),只制订一张日计划,完成一项工作划掉一项,日计划要为应付紧急情况留出时间,最关键的是要每天坚持。

控制情绪

工作中应做好自我情绪管理,控制好自己的情绪,别让情绪支配自己。如果动不动就产生焦虑、浮躁、嫉妒、倦怠的情绪,就会耽误工作进程,而且让老板觉得你不理性、不够敬业。职场中切忌动不动就因情绪不佳、不愿做事而将工作推给别人或者拖延甚至不做,那是不成熟、不敬业、缺乏自我管理精神的表现。一旦给别人尤其是老板留下这样的印象,你就很难获得加薪和晋升的机会。

运用自我管理,控制好自己的情绪,先处理心情再处理事情,这样才能高效地运用8个小时的工作时间,精神饱满地做好工作。

2008年奥运会举重冠军曹磊,是一个非常善于控制情绪的人。在比赛前,她得知母亲去世的消息。但她依然强忍悲痛,坚定地走向了举重场,当所有人担心她因为情绪不佳而影响发挥时,曹磊却赢得一枚沉甸甸的金牌,证明了自己可以做情绪的主人,能够控制好自我情绪。

巴尔扎克说过:“那些总是借口心情不佳而不愿动笔的人,永远也不会成为真正的作家。”要想在职场中更加优秀,就不能沦为情绪的奴隶,而是应该不找任何借口,全身心地投入工作,用理智和毅力战胜不良情绪。

那么,怎样通过自我情绪管理,来避免因情绪化而浪费时间呢?这需要我们从“心”入手。

首先,静下心来,不为情绪困扰,进行理性思考。如果不良情绪是由外部环境引起的,就应主动适应环境或重新适应工作岗位;如果是内因问题,就应从自己的职业定位、规划以及职业心理方面去找原因。

其次,学会自我放松,别在紧张的工作、无休止的加班中迷失自己,多散散步,阅读心灵方面的书籍,整理一下工作区域,换一种氛围和心情。

再次,适当创新、打破传统。对重复性的工作改变一下内容或者程序,让自己充满新鲜感。这样可以调动自己的积极性,并在不断的探索中创新。

各种导致时间浪费的因素如同蛀虫,让我们劳而无效,侵蚀我们的工作成果。所以,我们应该努力做好自我管理,将这些因素一一消灭,这样才能高效地运用时间,让自己更加优秀。

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