在过去的工作中，有的员工业绩突出，有的员工业绩不佳。对于一个追求利润和效率的公司来说，激励员工努力工作、提高业绩是至关重要的。如果不在会上郑重其事地宣布工作业绩，员工会觉得自己无论做得怎样都没什么差别，这对提高工作业绩非常不利。因此主管领导一定要在会上公布每个部门的成绩，并且宣读奖励和惩罚办法，让员工知道，公司不会辜负任何一个取得成绩的人，也不会放任一个工作不努力的员工在公司中存在。需要注意的是，如果只有奖励没有惩罚，公司中就会出现“知足常乐”的懈怠的员工，而只有惩罚没有奖励，又会影响员工工作的积极性，所以奖励和惩罚一定要同时存在。
有了以上三把火，会议就开了个好头，与会人员也会对会议引起足够的重视，会议的效果也就得到了保障。
一个不能解决任何问题的会议是无效的，而会议的成效往往在于下面员工的严格执行。会议经过千辛万苦产生的决议是集体智慧的结晶，也是公司脱离困境的法宝，最好的珍惜方式就是按照既定的计划执行。一个公司员工众多，如果只是在主席台上大致强调一下执行的重要性，是不能引起全体员工的重视的。因此，在会议结束的时候，主管领导要督促每个部门的员工严格执行会议决议，并且显示自己对员工们执行好决议的信心，烧好上任的三把火。
4.巧妙采用开会倒计时
如果经常观看体育比赛，你发现了一般足球比赛和美国职业篮球联赛有什么区别吗？仔细观察我们会发现，一般的足球比赛是从零时刻开始计算时间，随着时间的推移，计时器上的数字会增加；美国职业篮球比赛恰好相反，它采用的是倒计时的时间，也就是说，随着时间推移，计时器上的数字会一点点减少，如果减少到零，这场比赛也就结束了。实际上，不仅仅是美国职业篮球，就连美式足球或者冰球这样的运动都采用倒计时，甚至美国的英式足球都曾经采用过这样的计时方式。
有的体育心理学家认为，倒计时更能激发球员的斗志，促使他们在比赛中更加拼搏，取得好成绩。随着结束时间越来越临近，倒计时器上的数字也越来越接近零，每个球员都会因此而紧张起来，这时如果稍有闪失，就可能功败垂成。而足球比赛中采用从零开始正向计时，所以我们经常看到球员们在比赛快要结束的时候，放弃了比赛，他们觉得再努力也无力改变目前的结局。因此，有人把美国的体育实力强大归结于计时手段也不无道理。
倒计时的方式给我们很多启发，如果我们能够妥善利用，会议效率就会变得很高，而抱怨会议解决不了问题的领导和抱怨会议浪费时间、时间过长难以忍受的员工都能皆大欢喜。
使用计时器之前，会议组织者要合理地分配会议中每一个环节所用的时间，并且根据每个环节的时间确定整个会议的时间。如果有开场白，或者强调会议议题以及宣布会议纪律，可以适当划出5分钟的时间进行。如果是领导发言，组织者要先就发言稿件的长度与领导进行确认，要保证领导有足够的时间把自己的稿子读完，并且告知领导会议一定会按照规定的时间计划进行。对于每个人的发言，也要给他们事先规定好时间，每个发言者的时间都要控制在10分钟之内。如果有PPT，也要限制页数和发言者制作的动态效果，最多不要超过15分钟。处理掉这些浪费会议时间的做法，会议的整个效果就显得清爽很多。
此外，会议组织者还要为自由讨论划出一部分时间。通常状况下，自由讨论的时间应该用人数乘以5分钟，也就是说如果讨论小组中有4个人，那么自由讨论的时间就可以控制在20分钟内，人数增多则以此类推。
会议组织者还要为领导的总结划出一部分时间。解决问题的会议进行过程中，可能会产生令人意想不到的问题，比如会上出现员工不遵守会议纪律，甚至影响其他人开会的状况。另外，有些会议要求在会上就进行总结和评估，这些都会浪费时间。因此也要为这些过程留出时间。具体的时间长短可以和老板商议，得到他们明确的态度后，就可以专门划分一部分时间了。
确定了以上每一个步骤的时间后，会议组织者还需要留出10分钟的时间，这个时间由主持人在串联各个环节、处理一些特殊情况时使用。当确定了每一步骤的时间，只要把这些时间相加就得到了会议的总时间。
在印发会议资料的时候，确定的时间和对应的时刻应该同时下发到每个与会者手中。一方面可以让他们了解整个会议的流程和各个流程的占有的时间，另一方面，如果有的与会者迟到，在会议中的某个时间才进入会场落座，他就可以通过时间来确定会议进展到哪一步，不至于面对会议的进行而感到一头雾水。
采用倒计时的方式开会，与会者随时可以观察到时间。随着时间一点点流逝，每个人会不自觉地产生一种紧迫感，提高自己的专注程度，他们会把自己的精力完全集中在会议议题和整个会议过程，而不是在下面玩手机或者昏昏欲睡；同时，适度的紧张和兴奋程度也会让他们效率更高，这对开展会议是非常有益的。
采用倒计时的方式，可以有效地减少拖延时间者对会议的影响。有些会议杀手表面上对会议很重视，他们的发言滔滔不绝，根本不理会每个人的发言时间是有限的，而且他们的发言内容常常与会议没什么关系，这让人难以忍受。同时有些领导为了展示自己的威严和重要性，在会上发表长篇累牍的演讲，本来对会议充满热情的与会者也会慢慢丧失热情，对会议感到反感。采用倒计时的方式可以及时打断他们的演讲，保证会议的正常进行。
那么我们用什么装置来作为计时器呢？如果公司有条件或者会议室中有配备，可以采用会议室中专业的定时器。如果没有，可以用一个倒计时响铃的闹钟代替，或者干脆利用电脑自带的倒计时软件，不仅可以显示每个环节可利用的时间和剩余时间，还可以显示已经使用的时间。如果会议室中有投影仪，就要把这个软件的界面用投影显示出来，便于与会者观察。如果没有条件，可以由主持人在每个环节倒数一分钟和半分钟的时候提醒与会者。
5.如何设置演讲内容
前几年网上曾流传一段视频，内容是一个名叫杨心龙的小学生在演讲。杨心龙演讲的时候口若悬河、滔滔不绝，除了正常的换气和停顿，我们丝毫听不出他有任何的“卡壳”。网友们也都肯定了杨心龙的口才，称他为“演讲帝”。
有的人质疑他如此小的年纪就能有这样好的口才确实不易，但演讲内容有可能是提前写好了稿子再背出来，而大多数人不这么认为，他们通过演讲的内容分析出，杨心龙一定是即兴演讲，绝没有提前准备。原因是，他的演讲内容完全没有主题，经常是拉东扯西毫无逻辑性可言，就像唠嗑一样，完全符合这个年龄小孩的特点。
在会议上，真正的演讲和发言绝对不能不讲求策略。如果演讲的方式和闭聊一样，听众就不能把握演讲者或者发言者要表达的意思，他们的意图也得不到传达，这样的发言是无效的。尽管说了很多，听众左耳进右耳出，浪费的只是演讲者或者发言者的体力和大家的时间。如果演讲讲求策略、字字珠玑，即便是演讲时间很短暂，演讲的内容很少，也会给听众留下深刻的印象，甚至在他们的心中掷地有声，给他们留下深刻的印象。
那么，如何才能讲求策略地设置演讲内容呢？
第一，好的演讲要有一个好的开头
好的开头可以迅速地吸引听众的注意力，让他们把精力从其他地方转移到你的身上，从而关注你的演讲。想在演讲中开一个好头，可以用事例进行引入。我们都喜欢听评书或者相声，不喜欢听说教。其原因是评书和相声经常会从一个有趣的事例开头，听众不会像听别人说教时心里压力那么大，同时又能激发好奇心。如果能把你的观点放在这个事例中，事例可以是诙谐幽默的，也可以是痛彻心扉的，甚至是平淡无奇的，但一定要直指人心。用各种正说和反说的技巧表达，那么你的观点就会让听众印象深刻，并且易于接受。
比如：如果要强调员工努力就会有收获，就可以谈到麦当劳历史上唯一一个非美国人首席执行官查理·贝尔，他原来只是在澳大利亚麦当劳餐厅中打扫厕所，通过努力一步步攀升，最后进入麦当劳的高层。这样的事例会震撼员工，使他们接受演讲者的观点。
需要注意的是，列举事例的时间不宜过长，不要因为举例子而影响论点和论证的表达，更不要把整个演讲时间都用来列举事例，这样演讲就变成讲故事了。
第二，好的演讲会设置悬念
悬念可以紧紧抓住听众的心，更能激起他们的好奇心，听众会主动思索下面会如何进展。中国古代有个诗人应邀去一大户人家为老太太祝寿，酒足饭饱后老寿星的家人邀请诗人作诗。诗人随口吟道：“这个婆娘不是人。”听到这里，原本和善的主人感到很愤慨，不愿意作诗就推辞好了，为什么要侮辱老太太？其他的宾客也暗自捏了一把汗，心里琢磨着这个诗人下句会说什么。就在这时，诗人说出第二句：“九天仙女下凡尘。”听到这里，老太太家人都转怒为喜，宾客们也都佩服诗人的机智。没想到诗人又说出第三句：“儿孙各个都是贼。”听到这里，大家都等着诗人最后一句。由于之前的两句，老太太家人也不愠怒了，看诗人最后怎么把话圆过来。诗人最后吟道：“偷得蟠桃献母亲。”
需要注意的是，在设置悬念的时候，不要离题太远。这样淡化主题的方式有可能让听众感到无所适从，整个会议也会被带跑。这种现象也是每个人都不愿意看到的。
第三，好的演讲要采用合理的方式开展
在演讲到正题的时候，就要采用合理的方式进行论证，常见的方式有三种，分别是展开式、平行式和序列式。展开式首先要确定问题的核心，然后围绕这个核心用两到三个论据论证，增加论点的可信度；平行式一般用在提出建议的演讲中，利用平行式可以提出几个解决问题的方式，供听众评价和选择；序列式是最常见的方式，也就是我们经常说的“第一点，第二点”或者“首先，其次”。
演讲者可以采用上述各种方式来增加演讲的逻辑性，但要注意不要贪多求全，一篇演讲可以使用其中一种或者两种展开方式，切忌把三种方式都放在演讲中，否则会给人一种眼花缭乱的感觉，影响对主题的表达。
第四，巧用说话技巧化解尴尬
在演讲中，一些问题和突发状况会随时出现，如果不为此做准备，很可能无法应付，继而影响听众对演讲者和演讲内容的认可。如果在演讲过程中，有人提出了问题而演讲者无法解答，可以采用“这个问题问得很好”，“我认为这个问题的解答过于繁杂，我们可以会下再讨论”等语言来避开提问者咄咄逼人的气势。如果遇到了故意挑衅的问题，可以用“这个问题很有趣，相信很多人心中都有答案”来回避提问者的捣乱。
处理突发情况，每个人都有自己的做法，在这里无法给出标准的方法。我们需要做的是在生活中多观察，多思考，增加自己的阅历，增强自己处理突发情况的能力。
最后，发言者一定要在演讲最后再次表达自己的观点。在听完发言者的演讲后，很多听众已经被发言者精彩的演讲吸引，而忽略了演讲的论点，这时就需要发言者再次表明自己的态度，争取大多数听众的认可和共鸣。
6.巧妙读懂老板的微表情
任何人在台上作报告，在切换PPT的时候，几乎都会趁这一瞬间观察老板的表情。每个人都希望在老板脸上看到不算坏的信息，尤其是满意的微笑或者不住地点头表示赞同。如果老板此时很严肃，甚至摇摇头，就会觉得如坐针毡，急忙改变陈述策略甚至推翻自己原本的想法，借此换来老板的认同。这种揣测老板心理，及时调整的策略不可谓不对，但是有的老板表情变化很微小，甚至带有欺骗性质，这时该如何了解老板的真实心态呢？
如果要明确老板真实的想法，就不得不学习一下微表情。微表情是一个心理学的名词，指的是人们通常会做出一些细微的表情传递内心真实的感受。这种传递是不由自主的，也是不可避免的。即便是主动去掩饰脸部泄露的信息，真实的信息也会在一瞬间显露在脸上。
微表情持续时间的长短，间接反映了人“思想隐藏”的能力，而越是心理成熟、能强有力控制自己情绪的人，微表情存在的时间就会越短，甚至表现出相反的表情用来掩饰自己真正的想法。掌控一个公司并且阅人无数的老板在这方面更是伪装的天才，他们的微表情很难觉察，因此了解他们真实的想法真不是一件简单的事情。
如果老板在听报告的时候手里把玩着笔、手表，摆弄自己的领带和其他饰物。这种无意义的机械动作说明老板此时正处于焦躁状态。出现这种状况往往是因为报告太平淡了，既没有言之有物的“干货”，也没有趣味。甚至作报告的人在做人做事上都很平淡，老板早就不耐烦了。如果员工在提意见和建议的时候老板出现这种状态，很明显他对这些建议和意见不重视也不认可。遇到这种情况，是否接着说下去就要看个人的选择了，毕竟每个公司和每个老板的情况不同。
