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第16章 文秘工作

昌江(景南)区革命委员会时期,革命委员会办公室与区委办公室合署,1981年分设。区政府办公室负责区政府文电传阅办理,文件草拟制发,决策执行的督促检查,会议的安排协调,人大政协提案、建议办理的组织督促,政务信息调研、信访接待,机关事务管理和法制、民族宗教工作。围绕区委、区政府工作部署,本着“协调、服务、督促”职能,参与政务、管理事务、搞好服务,在服务大局、服务领导、服务基层等方面工作。区政府文秘工作内容分文书处理、文书立卷归档、保密工作。

文书处理区政府专职秘书负责收文、发文、立卷归档。1981年,根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》进行公文处理。1987年,国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》后,区政府办公室就公文种类、行文格式、公文办理及收发文程序做了规范统一。收文:凡收到的每份公文一律填写文件处理单收文登记、编号,先由办公室负责人阅签,再送主管领导批示,下级请示工作的来文,由办公室负责人阅后,有的先交对口主管部门提出处理意见;有的直交有关部门处理;有的由办公室提出意见,再送主管领导阅示。发文:一律用发文稿纸拟稿,经核稿、会稿、签发、登记、编号、打印、校对,加盖公章后发出。凡以政府名义的发文,由区长、副区长签发;属全局性或重大问题的行文,经区长办公会议研究后签发;属某一方面或一般问题的行文,由分管区长、副区长直接签发。经区长办公会议决定的或有原则规定的,只关系到处理具体问题的行文,区政府办公室主任根据授权签发;有关基建项目、行政、劳动就业安置、人员编制等方面的行文,由分管区长审批签发。办公室业务范围内的文件由办公室直接处理,属于各局、委的业务性文件由各部门处理。区政府办公室为提高公文质量,改善行文关系,加速公文运转,提高文秘工作效率,对机关文书处理工作,多次发出精简发文,分工力、文,一文一事,主送一个单位,不越级发送文件,注意公文质量,认真拟稿,全面审核,明确签发权限的通知。区政府及部门和乡镇场的文书处理工作已趋于规范化、制度化。

文书立卷归档根据文书立卷归档的规定,公文办完后,及时将公文立卷,正本和有关材料的整理按其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于查找和利用,个人不得保存应存档的公文。在次年上半年前或规定的时限内向档案馆(室)移交。文书立卷归档的基本内容:一、编制案卷类目;二、组卷;三整理、装订;四、向档案馆(室)移交。

保密工作保密工作是文秘工作的重要内容。凡涉及党和国家、军事、科研等机要文件、电报、图表、资料、照片、录音录象带等资料属保密范围。区委、区政府成立保密委员会,负责指导全区保密工作,区保密委员会根据上级保密工作的有关规定,对全区各级党政机关、档案工作部门提出要有领导分管保密工作,文书工作要把好文书印制关,划分好文件的机密等级,严格分文、传送、阅读、管理制度,做好定期清理、归档、消毁工作。

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