迄今为止，书信仍是人际交往中最古老、最实用的一种联系方式。在日常生活里，个人与个人、个人与组织、组织与组织之间，都可以利用书信来传递信息、互通情报、交流思想、表达情感。
对现代人来说，在人际交往中适当地巧用书信，并不意味着自己落伍、守旧。与此恰恰相反，掌握必要的通信技巧，并且在人际交往中尽可能地利用书信与他人保持联系，依旧是人人要做的必行之事。
通信的礼仪规范甚多。简单地讲，在书信程式、通信技巧等方面，应当更多地予以关注。
一 书信程式
书信程式，又叫书信格式。它在此所指的是书信的写作法则和布局结构。任何一封正式的书信，要想发挥功效，并且以礼敬人，首先就必须在程式上中规中矩。
按照正常情况，每封书信皆由信文与封文两大部分组成。二者在程式上各有各的要求，均须“照章办事”。
（一）信文
信文，即书写于信笺之上的文字，故此它又叫笺文。一般来说，信文是一封书信之中的主体，而且也是发信人写作与收信人阅读的重点。
从程式上看，每一封正式书信的信文，大体上都由前段、中段、后段三部分所构成。三者必须一应俱全，缺一不可。以下，分别介绍一下信文的三个组成部分的具体情况，免得写信时“没有规矩”、“不成方圆”。
1.信文的前段
信文的前段，递增的是信文的起始部分。具体而言，它又是由以下两个部分所组成的：
第一，对收信人的具体称呼。确定对收信人的称呼时，应兼顾其性别、年龄、职业、身份以及双方关系，千万不要草率从事。准确地讲，该部分叫做称谓语。
第二，对收信人所进行的问候。它也叫做问候语。这一部分通常不允许省去。
过去，我国民间对信文前段的讲究极多。它被叫做信文的开头，通常要采用专用的文言文，并要选用合乎通信双方具体身份的谦词与敬语。而今写信时，自然不必仿古，没有必要照抄照搬业已过时的繁文缛节，但是该使用的称呼与问候，依旧不可或缺。
根据惯例，信文前段的第一个部分应在信笺第一行上顶格书写，而第二个部分则须写在信笺第二行上，并且还要在开头空上两格。
2.信文的中段
信文的中段，又叫信文的正文。实际上，这一部分才是书信的核心内容之所在。
依据常规，正文应紧接着写在问候语后面，并要另起一段书写。头一行要空出前两格，此后转行顶格书写。根据实际需求，正文可以分作数段。每段第一行都需要空出前两格，此后转行顶格。在一般情况下，凡正文中每讲一件事情，原则上都应当另起一段，以便层次清晰，使收信人能够一目了然。
3.信文的后段
信文的后段，又叫信文的结尾。它位于正文之后，属于信文的结束部分。只有写好这一部分，使“尾声”完美无缺，才会使信文“有头有尾”、有始有终。
在一般情况下，信文的后段由以下五个部分构成：
第一，结束语。它是专门写在信尾的应酬话和按惯例所用的谦词、敬语。其目的是为了呼应正文，宣布“到此为止”。该部分可自成一段书写，也可以紧接着正文的最后一段书写，并不再独立分段。
第二，祝福语。它是对收信人所表达的良好祝愿，有时又叫祝词。通常它应采用专门的习惯用语，并分成两行书写。写在头一行的部分，须空出前两格。写在后一行的部分，则应顶格而写。
第三，落款语。它一般又分为自称、署名、日期三个部分。自称与署名，可在祝福语之后另起一行书写。需要注意：横写信文时，这一内容要偏右写；竖写信文时，则须使之偏下。日期的部分，可与署名写在同一行，并位于其后。有时亦可另起一行，写于自称与署名的正下方。
第四，附问语。所谓附问语，指的是发信人问候收信人身边的亲友，或者是代替自己身边的亲友问候收信人及其身边的亲友的语言。附问语应另行书写。其具体位置，可以是在结束语之前，也可写在落款语后面。
第五，补述语。它又叫附言，指的是信文写毕之后，还有必要补充的内容。但它最好不要出现。有必要写上这一部分时，要以“又及：”或“又启：”开头，独立成段，书写在信尾的最后。千万不要将其胡乱穿插，到处乱写。
需要强调的一点是：按照国内现行的惯例，信文均应横写。在没有必要时竖写信文，未免会给人以“舞文弄墨”之感。万一有必要竖写信文，最好选用竖式信封与之相配套，务必不要使二者出现一横一竖的不般配组合。
此外，在书写信文时，务必要令其各组成部分依照程序而行，尽可能“各就各位”。尊敬的高远教授：
您好！
您今年4月5日的来信已经收到，内言尽知。
能够收到您的来信，我非常高兴。多谢您对我的理解和鼓励。
您来信索取的那份资料，我将尽快找到，并挂号寄给您。收到希告，免得我惦念。
我省公关协会拟于今年6月3日在省会举办一次涉外公关理论研讨会。目前虽尚未定出具体计划，但全体理事一致要求希望能请您百忙之中来为我们作一次有关现代涉外公关理论的主题报告。若蒙应允，我们将深感荣幸。您决定之后，请尽快通知我。
知您日理万机，不多写了。请多多保重。
尹雷会长、杜志姣秘书长附问您安好。
专此敬复，不尽欲言。
敬颂
夏安！
学生邱亚枫上6月20日
又及：您索要的资料已挂号寄出。
（二）封文
封文，即在信封上所写的文字。按照标准书写封文，至少有三大好处：其一，能够保证书信准确无误地到达收信人手中。其二，能够直观地反映发信人的文化素养。其三，能够体现发信人对传递信件者的尊重程度。
在一般情况下，国内以中文书写的信封多为横式。在横式信封上所出现的封文，大致上由下述三个部分组成。除此之外，在信封上再写其他任何内容，都是不合适的。尤其要注意，不要在信封背后乱涂、乱写。
1.收信人的地址
收信人的地址，应书写在横式信封的左上方。如有必要，可将其分作两行书写。在其左上角，按规定还应写明收信人所在地址的邮政编码。邮政编码是绝对不可缺少的。
2.收信人的称谓
收信人的称谓，通常应在横式信封的正中央书写。通常，它又可分为三个组成部分：第一，收信人姓名。第二，供传递信件者对收信人所使用的称呼。第三，专用的启封词，如“收”、“启”，等等。后两个部分的内容，有时可以省略。
3.发信人的落款
该部分一般位于横式信封的右下方。具体而言，它又被分作四个小的组成部分：第一，发信人地址。第二，发信人姓名。第三，用来表示敬意的缄封词，如“缄”、“谨缄”，等等。第四，发信人所在地址的邮政编码。
在上述四者之中，前三个部分可写成一行，其中第三个部分还可以略去不写。而第四个部分则应独立成行，写在横式信封右侧的最下方。
有的时候，书信可以请人带交，而不必通过邮局邮寄。在托人带交的信封上，可以不写双方的地址和邮政编码。但须令其封文之中包括以下内容：
第一，托带语。即为拜托他人而使用专用词语。在横式信封上，应将其写在左上方。
第二，收信人称谓。通常，该部分应由收信人姓名，供托带人对收信人使用的称呼，以及收件词三个部分构成。三者应在横式信封的正中连成一行书写。
第三，写信人自署。它一般应写成一行，并位于横式信封的右下角。除写信人姓名之外，若有必要，这一部分还可以包括拜托词和托交时间。
委托他人代转信件时，特别是委托通信双方或其中一方关系较为生疏者代转信件时，信封上封文必须完全符合标准。
二 通信技巧
在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧应该掌握。
（一）写信
在写信时，写信人所应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。因为以上这五个单词在英文里均以英文字母“C”开头，故而它们又被叫做写信的“五C原则”。
1.礼貌
写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词与敬语。
例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。
2.完整
在写信时，为了避免传递错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”，完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时必须准确到具体日期。一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写封文时，对方的邮编不可缺少。此外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。唯有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。
3.清楚
书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到这一点，须注意以下四条：
第一，字迹应当清清楚楚，切勿潦草不堪、乱涂乱改。
第二，要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，随意乱用。
第三，要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、绿色、纯蓝色等色彩的墨水也最好别用。
第四，在书信里叙事表意时，必须层次明确、条理清晰、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生、不知所云。
4.正确
在写信时，不论称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。
在信中，千万不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不应出现任何差错。
在封文上，于收信人姓名之后书写的称呼，如“同志”、“先生”等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人对收信人所采用的称呼，因此像“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是绝对不宜出现的。
5.简洁
写信如同作文一样，同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿洋洋洒洒、无休无止、空耗笔墨、浪费时间。
与此同时，亦应避免为使书信简洁而矫枉过正，走向另一个极端：过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。
（二）发信
写毕书信之后，写信者在准备寄发信件时，还有一系列的事情要做。在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知。
1.折叠
写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，即不要随手乱折，也没有必要搞得上缠下绕、边角对插、过分神秘。
折叠信笺的常规方法有四：
第一，先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫做“以低示己法”，意在表示谦恭之意。
第二，在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露，叫做“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。
第三，先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫做“公函折叠法”，多用于因公通信。
第四，将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时。
2.装入
折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约一厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了。
3.附件
有些时候，发信人在信封之内往往还要装入书信的其他一些附件。在处理这一问题时，应当注意三点：
第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，不要乱装违禁物品。
第二，要保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因此而“开膛破肚”。
第三，要向收信人交代明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得到后来“查无实据”。
4.邮资
通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，否则大家都不方便。
需要自己在信封上贴邮票的话，应将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。
在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。
5.封闭
对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。
根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这么做，前者是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；后者则主要是表示对托带者的信任与尊重。
（三）收信
接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点事项需要加以注意：
1.守法
《中华人民共和国宪法》规定：“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护。”因此，任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。所以，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法。即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开玩笑，也是绝对不应该的。
2.拆信
收到他人来信，通常先要拆启，才能进行阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否完整无缺的问题，而且也间接体现着收信人的个人修养。
拆信时，一要确保信笺的完好；二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得“犬牙交错”、“遍体鳞伤”。
3.保存
收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。那样做，对对方是非常不尊重的。
对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥为收藏。对于无须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或当成废纸卖掉。
4.即复
在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的第一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人所应当具备的一种美德。
对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖、得过且过，不但会令发信人担心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。
有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟复为歉，希望见谅”云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。无论如何，忙不能成为迟复他人来信的理由。
对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，是通信之大忌。
5.回应
对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题一一作答。
特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或者含糊作答。
对于他人在来信之中求助于自己的问题，难免要出手相助，此刻最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。
三 应用信函
在人际交往中，信函应根据实际需要和具体情况来使用。因其具体用途不同，在日常工作与生活中人们所常用的联络函、通知函、确认函、感谢函、推荐函、拒绝函等，在其写作上往往又有一些各自所不同的要求。
具体应用不同类型的信函时，既要遵守其共同要求，又要兼顾其各自独具的特征。
（一）联络函
联络函，又叫做保持接触函，它是平时用以培养客户关系、与客户保持联络的一种专用信函。使用联络函的目的，不仅意在证明自己的存在，而且也是为了与客户保持接触，并借此培养对方对自己的好感，加深对方对自己的印象。一般而言，应当定期向客户寄发联络函。
写作联络函，通常有以下五个具体要点应当注意：
1.寻找适当的去信理由
写作联络函，往往需要制造理由。这样一来，就不会让对方觉得不可思议。诸如祝贺节日、生日，寄送简报等，都是不错的理由。
2.扼要介绍自己的状况
在信函里，适当地向对方通报自己及所在单位的发展变化，可以使对方对自己及所在单位加深了解。
3.要表达对对方的关注
在介绍自己的状况之前，可以先向对方表达自己诚挚的关心。例如，可告知自己对对方成就的了解，或为此祝贺对方，等等。
4.笼统表示合作的意图
在联络函中，不妨大致介绍一下自己欲与对方进行进一步交往、合作的意图。
5.灵活把握友善的分寸
联络函并非直奔主题的业务函，因此其篇幅宜短，语气宜友善，主题宜放在联络之上。
（二）通知函
通知函，又叫做告知函。它主要用以向外界通报某项事务处理的具体情况，或是某项业务的具体进展。从某种意义上讲，通知函往往可以在一定程度上发挥联络函的作用。
写作通知函时，应注意下列五个具体要点：
1.重在介绍客观情况
通知函的主要作用，是向有关方面通报事态的发展、变化，而并非就此展开讨论或进行争论。
2.注意介绍的连续性
在介绍当前状况时，通知函要注意与此前函件的呼应，以便使自己的介绍有头有尾，连贯一致。
3.通报己方今后计划
在介绍客观事态的同时，亦应告知收信者己方的对策，以及已经采取的行动。
4.促进彼此之间的合作
通知函的目的之一，就是要推动收信方与寄信方的合作。
5.表达应当含蓄委婉
不论介绍己方举措，还是敦促对方参与，通知函在其具体的表达上都要委婉含蓄。要力戒语气生硬、强人所难，或者唠唠叨叨。
（三）确认函
确认函，在此是指专为确认某事而向交往对象所寄送的信函。在公务交往中，确认函是最为常用的信函之一。因为确认函意在对某种事实、某种意向进行确定，所以它在写作上具有更高的规范性要求。
写作确认函，应对下列五个具体之点多加注意：
1.明确应予确认的事项
此项内容，通常是确认函关键内容之所在，故应反复核对，确保不发生任何差错。
2.列出相应的附加条件
凡对所确认的事项附加各项具体条件的，在确认函里应向收信者予以明确。
3.陈述己方对此的立场
在确认函之中，确认方应再次承诺自己遵守约定，绝不随意对此反复，或是临场变卦。
4.要求收信方予以确认
在一般情况下，确认方均会在确认函中要求对方对此进行确认。具体的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上签署意见。
5.在信函末尾正式署名
正规的确认函，均应由有关人员或相关单位的负责人在其末尾亲笔签署自己的姓名。有时，往往需要联合署名，或由本单位法人代表亲自署名。必要时还须加盖本单位公章。
（四）感谢函
在人际交往中，感谢函是指专为感谢某人或某单位而写作的信函。一般而言，收到礼品、出席宴会、得到关照之后，均应寄出专门的感谢函。一封恰如其分的感谢函，往往可以显示写作者的教养。
写作感谢函，通常应注意以下四个具体之点：
1.内容简练
一封感谢函，往往不必长篇大论、喋喋不休。只要在信中将自己的感谢之意表达清楚即可，有时即使只写三五句话亦可。
2.面面俱到
很多时候，在感谢函中应当致谢的对象往往不止一人，那么则一定要向所有应予感谢者一一致谢，千万不要有所遗漏。
3.务必手写
为了表示自己的真心实意，感谢函要尽量亲自动笔撰写，而不要打印。在任何时候，一封当事人的亲笔信，都会使人产生亲切感。
4.尽早寄达
在一般情况下，感谢函时效性很强。它最好是在有关事件发生后24小时之内寄出，并应尽量使之早日寄达。
（五）推荐函
推荐函，在此是指专为向其他单位推荐某位人士而使用的信函。在求职应聘时，一封有力度的推荐函，往往有助于被推荐者脱颖而出。
写作推荐函，主要需要兼顾下述四个方面：
1.介绍自身情况
在推荐函的开始部分，写信者应简述一下自己的情况，并对自己与被推荐者之间的关系略加说明。
2.评价被推荐者
这部分，通常是推荐信的主要内容。在此，应当全面而客观地介绍被推荐者的基本情况，尤其是其能力、阅历与业绩。与此同时，还应对被推荐者做出自己的评价。
3.感谢收信之人
在推荐函中，不应忽略对收信者的问候感谢。这一部分，绝对不可缺少。
4.附有背景材料
为了便于用人单位及其负责人对被推荐者有进一步的深入了解，在推荐函之后一般还应附有被推荐者的简历、证书等个人背景材料。
（六）拒绝函
拒绝函，在此是指为拒绝外人或外单位的某项请求而使用的信函。在所有的应用性信函里，拒绝函大概算是最难写作的一种。它的难以把握之处在于：既要正式拒绝对方，又要保证不会因此而损害双方关系。
写作拒绝函，大致包括下列四点注意事项：
1.当机立断
使用拒绝函，一般非常讲究时效。若无特殊原因，应当当机立断，尽早拒绝对方。一拖再拖，往往会令对方产生其他想法。
2.具体说明
在拒绝函里，应当对拒绝的具体事项予以明确。不要一概而论、含糊不清、模棱两可，那样搞不好会耽误事情。
3.阐明原因
对于拒绝对方的具体原因，最好在拒绝函里认真地进行说明，以便使对方心服口服，不会为此而影响双方的关系。
4.表达歉意
必要的话，在拒绝函里应向被拒绝者表达己方的歉意。此外，还应恳请对方今后继续与自己保持联络。
