三、形式的程式性
程式性是应用文重要的且最具“个性”的特点。程式性是指应用文的许多文种有固定的文体格式和处理程序。不同文种的应用文有着不同的格式要求；而同一文种尽管在不同地方使用，不同的人使用，也总会有一致或相似的格式。形成这样的原因有两点：一是“约定俗成”。人们在长期的写作过程中，应用文部分格式、用语代代相传，人们相互效仿，从而被大家认同，形成社会公认的模式，如书信、条据、碑志等等。二是“法定使成”。应用文中的党政公文、司法文书等，主要是由行政或权力机关以法律法规形式加以认定，并在管辖范围内普遍执行。
应用文的创作是十分严肃的。如甲骨刻辞的占卜方法有一套程序。又如《宪问》篇记载：“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。”这表明公文是经过草创、讨论、修饰、润色的写作过程，可见是非常严肃的。
古代在应用文制作上都讲程序，从所发掘的汉简中可以看出，当时一般下行文的行文格式，大致包括以下几个写作程序：发文日期——公文书写单位或个人名称——收文机关或个人名称——内容——结尾——公文主管人签字。
应用文的用法有规定。如章、表、奏、议同属上行文，但在用途上又有所区别，而且各种用法又有规范可循，刘勰在《文心雕龙》中概括为“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”。意思是说，“章”是用来谢恩的，“奏”是用来弹劫的，“表”是用来陈述衷情的，“议”是用来表示不同意见的。
应用文的用语也讲究程式。如在汉代表示尊卑的用语十分明确，章的开头要写“稽首上书”，奏的文尾要写“稽首以闻”，而表则称“臣某，诚惶诚恐，稽首顿首，死罪死罪”等等。这些套语在以后的各个封建朝代中都长期沿用。再如，制诏等下行文，也规定了开头用语。私人书信文首有抬头，文首文尾有敬（谦）语等。
现代应用文更讲究应用文的程式性，在体式上要遵循规范，应用文本没有什么体式观念，但在长期大量的写作实践中，社会的实际需要在文章中反复出现，便逐渐形成了某种相对固定的程式。人们逐渐意识到这种程式的必要，于是自觉运用并不断完善，以有效地达到实用目的。如行政机关公文的书面格式与各文种写法，由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》作了明确规定。所以，不能错用文体。应用文的种类繁多，不同种类有不同的功用，使用时要明确适用范围。例如公文中，同是向上级机关呈报的上行文，“报告”用来汇报工作、反映情况；若有请示事项，就得用“请示”行文。单位和个人有事需要向公众说明，或者需要公众对某事的参与或支持，应使用各类启事，不能滥用“公告”，约定好的不可违背。标题如何摆放，如何拟制；有无称谓，怎样列出；首句的设计，结句的运用；结构的安排，语言的调遣；怎样落款，怎样注明时间等等，不同文体有不同要求。在这方面，张冠李戴，移花接木，画蛇添足，疏漏缺项，都要出差错，甚至贻笑大方，也自然要影响应用文的严肃性。有的应用文体，格式并不刻板，写法较为灵活，但也不可随意为之。从形式到内容都要遵循一定的要求。严格些的也好，宽松些的也好，格式比较固定，则是应用文的一个显着特征。
应用文的程式性甚至连用纸、缮印、装订、要素标识等都有明确规定；公文的发文办理程序也规定为：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记等。
当然，随着时代的变化与制度的变迁，应用文及其应用文写作，亦会随之变迁和发展。因为不同时代和不同社会制度下的生产关系决定着应用文写作活动过程的根本属性，它不可能脱离一定时代的政治、文化、科技、经济和社会制度而独立存在，它必须适应一定社会制度下的生产关系，并随着时代、社会的发展而发展。
四、应用的广泛性
应用文的广泛性首先表现在使用的广泛性。无论是国家机关、企事业单位，还是人民群众团体、个人；无论是繁华的城市，还是偏僻的农村只要在生活、工作，与外界有交往，就必然使用应用文这个重要工具。
其次是作者的广泛性。应用文使用范围的广泛性就决定了写作人员的广泛性。不仅有专门知识的人员要写作应用文，社会上各个不同知识层次的人，从事各种不同工作的人都需要写作应用文。
第三是用途的广泛性。现代社会，人们只要从事不同的职业或承担某项工作，就会与不同种类的应用文打交道。就公务文书而言，《国家行政机关公文处理办法》第2条明确指出，行政机关的公文是“依法行政和进行公务活动的重要工具”。机关事务中离不开计划安排、分析总结、了解情况、交流经验、明确职责等工作，相应的文书诸如计划、总结、调查报告、情况简报、规章制度等便必不可少。商品经营要会写市场预测报告与市场分析报告，要制定营销策划书，要签订合同等。司法中要运用起诉状、申诉状、答辩状，要会写声明，作证言等等。私人文书的写作则是为了达到处理个人事务的实用目的。我们教师要编制课程标准，制订授课计划，编写教案，给学生写评语，撰写论文，写开题与结题报告等。学生要制订学习计划，写学习小结、读书笔记、选课申请、书信及各种条据等；临近毕业时需要写求职信、自荐信、个人简历；担任学生干部的要写通知、启事，制定社团章程等。
可以设想，假如我们的工作、学习、生活中一旦离开了应用文写作和应用文，将是一种多么混乱的局面，单位的日常工作无法处理，人与人之间的交往要受到阻碍，更严重的是国家的管理工作将难以正常进行。所以我们说，应用写作具有应用的广泛性，这一特点渗透到各个领域，关系到每个社会成员。总之，每一领域都需要应用文写作，人们生活的每一个方面都离不开应用文写作，应用文写作是每个现代人终生不可分离的生活需要和劳动本领。
五、对象的特定性
应用文受众对象都很明确，受众范围有大有小，受众人群有多有少，不可能出现一篇应用文没有特定的受众对象。公文中上行文、平行文、下行文都离不开特定对象。普通应用文中许多针对一大群体，就有了宽泛的受众对象，如某一新闻稿，某一广告等。在应用文的受众对象上，我们常看到发给王同志的信，李同志看不到；给市厅级看的，县处级是不能看；给金融战线的通知，商贸行业无须了解。对象特定，是从发文目的出发的。文中所列事项，要这些机关、人员了解；工作要他们去做，检查起来，责任也是明确的。至于有些公开发表的，对象也同样明确，有的为一县，有的一市，有的一省，有的全国，有的则针对国际、扩至全世界了。
我们都清楚文艺作品写出来“谁看，不知道”，应用文写出来“读者是谁，一清二楚”，就形成了应用文写作有鲜明的针对性。根据特定对象写出针对性内容，也就是内容有针对性，就明确了受众对象的特定性。这里就要谈论“遵守”与“诚信”的问题。上级有什么要求，下级就要执行，做到“令行禁止”；在什么行业就要遵守本行业行规；平等有行为能力的主体之间签订的协议就要共同履约；公开张贴的通告、公告、启事等与己有关的要有言行。
六、任务的时限性
应用文是针对实际工作中的具体事务而写作，是为了解决实际问题而急需运用，因而具有很强的时限性。
时限性主要体现在写作和使用两个方面。写作上，有不少公私事务必须在一定时间内快速处理，就应快写、快办、快发，不允许任意拖延，以免产生不良影响和严重后果。使用上，应用文都是在一定范围、一定时间内生效而发挥它的现实作用。超过时限，往往就失去了它的宣传和约束作用。无论命令、决定、请示、批复，还是礼仪应酬、求职应聘一旦失去了时效性，也就失去了它存在价值。
应用文写作主要是群体行为，它是为解决现实存在的实际问题而进行写作，实用性决定了应用文的时限性。这就要求必须在规定的时间内撰写、制发、贯彻执行等，一旦错过处理问题、解决矛盾、有效沟通的最佳时机，会带来损失，造成不良后果。如会议通知，一定要会前收到，如果会后收到将失去应用文的效用；经济合同以签订日期为准，终止期到，合同就失去了履行的法律效力。应用文的传送有一定的时间界限，接收者办理有关事务也要有一定的时间界限。特别是公文的时限性更强。一个单位，收到有关公文之后，即要着手办理，决不能放下来，一年半载后再去阅读、办理。有些公文，还规定了“传送”、“办理”的期限，要求在限定的期限内传送到接收者中间，或要求接收者在限定的期限内完成任务。有些紧急文件，还会标出“急”、“紧急”、“特急”之类的字样，要求火速传达或办理，不得延误。这种情况，在史传文章、理论文章、文学作品中-般是不存在的。如文学创作是个体行为，不讲究时效性。作者写一部小说、一首诗歌，时间可长可短，自由决定；读者读不读，何时阅读，自由度很大，可以无拘无束。
生活中我们也时常感受到应用文的时限性。客请过了，请柬就无用了；药服过了，药品说明书的任务就完成了。由于应用文的目的是为了解决人们在日常生活和学习工作中的具体问题，随着问题的解决，它也就失去了时效。但我们都会感悟优秀的文学作品有着永恒的生命，可以超越时空而走向永生。唐诗，宋词，至今还活在人们的记忆中，活在课堂书本中。莎士比亚的剧作，巴尔扎克的小说，跨过国界，走遍全世界。
总体而论，行政公文、事务文书等都可以说是“一次性消费”的文章，用完以后不能再用了，没有第二次重复的机会。有些应用文，使用的期限相对长一些，但一旦期限到了，或者情况变了，它就不再用了，或者需要改变了。合同、协议、契约等文体，都有有效的期限。宪法、章程、条例、规定等法规性的应用文，使用的时间相对长一点，但它们都不是一成不变的，过一段时间，或者要进行修改，或者宣布作废，重新制定符合新形势的新法规。
也许有人会说，有些应用文也能跨越时间界限，有价值的永恒。例如《尚书》、李斯的《谏逐客说》、诸葛亮的《出师表》、李密的《陈情表》等都是当时的应用文，但它们千百年来为人们所重视，所传诵，这不正说明应用文也有长久的生命力吗？
这里，我们需要说明的是，不同文体的区分是相对意义上的区分，应用文同史料、散文之间没有分明的界线，这是其一；同一文种，可以包含多种价值，不同的价值在不同的角度、方位上体现出来，这是其二。李斯的《谏逐客书》、诸葛亮的《出师表》、李密的《陈情表》，都是写给皇帝的报告，属应用文范畴。当初的写作目的是为着应用的，但是，这些文章的“应用”价值，应当说早已消失了。但文字与语言是工具，本身并不能区分是何种问题，但因写作主观目的与后来读者的主观感受有了差异，在理解上就有了变化。《尚书》对于后世来说，其价值在于文献的价值。而《谏逐客书》、《出师表》、《陈情表》，因议论透彻，文情并茂，已变成了议论性的散文，或议论与抒情相结合的散文，不是一般意义上的应用文了。正是从这个意义上讲凡是现实社会中的应用文，无不受时空条件的限制。像曹雪芹写《红楼梦》“披阅十载，增删五次”，在文学史上并不罕见，在应用文写作中是不可能的。
七、语言的平实性
应用文的表达心态和接受心态都是求实用，重实效，因此行文内容须简明扼要，语言要平易朴实、确切得体。根据上面的介绍，我们知道，应用文的内容是真实的，本质是实用的，它有着特定地接收对象和任务的时限要求，它以发挥实效为基本原则。应用文的这些特征，在语言形式和文体形式上也相应地体现出来。就是说，应用文语言的表达有着内在的规定性，呈现出确切、清晰、平实的特点；应用文的标题、称呼、结构、格式等有着相对稳定的模式和布局；应用文的写作要讲究规范化和标准化。
