我国最早的应用文当推甲骨文书。这种甲骨文书产生于3000余年前的殷商时期。所谓“甲骨”，乃是“卜用甲骨”的简称。这些出土的带有文字的甲骨记载的内容，绝大多数是殷商王室的公务文书。它是殷商代王室占卜时刻在龟甲兽骨上的简短记录，故称为《卜辞》。这些卜辞记录了当时占卜的内容和结果，多用来卜问国家大事和君王的疑难，也是巫祝借助鬼神发言，指导国君发布命令、进行统治的工具。它们虽然在形式上简单，文字古朴，多则不过百余字，少则只有几个字，尚处在应用文的原始阶段，但其内容已涉及政治、军事、天文、地理、历法、农业、牧业、手工业、宗教、狩猎等方面，已经开始显示出应用文特别是公文在管理国家事务中的作用。
继“甲骨文书”之后，在商朝还出现了一种应用文，叫“金文文书”，它是铸或刻在青铜器上的铭文，也称“钟鼎文”。金文的内容多属于祀典、赐命、征伐、契约等有关的记事。在商朝后期还出现了以竹片和木板为书写材料的文件。写在竹片上的叫“简策”，用木片做的叫“版牍”。晋人杜预在《春秋三传序》中所说的“大事书于策，小事简牍而已”便是指这种书写在竹片、木板上的文书。自然，这些所谓应用文，也无疑是很简短、粗糙的。
我国最早的一部应用文专集是孔子将上古时代的历史文件汇编而成的《尚书》。“尚书”是我国最古老的历史文献，它所收录的最主要的六种文体——典、谟、训、诰、誓、命，代表了殷商时期公文的基本形式，也是中国封建社会公文种类的雏形。但这些文字初步形成了篇章，有比较完整的结构，但仍文辞简约，多系口语记录，语法结构与后世差别也较大，读起来古奥艰涩，但毕竟比甲骨文书、金文文书等有了一定的进步。有的则形成了内容丰富，结构较为完整的应用文书。如《尚书》中的《汤誓》，是商汤讨伐夏桀时的誓师词，从中可以看出当时应用文体式之一斑。
春秋战国时期，较为盛行的应用文有四种——书、檄文、辞令、盟书。“书”通常用以阐明政治主张；“檄文”多用于声讨和征召，有时也用于晓谕；“辞令”用于外交；“盟书”用于诸侯问的盟约。春秋战国时期，学说流派纷呈，百家争鸣精彩，演绎出一个文化传奇时代，形成了应用写作的特有繁荣局面。在《战国策》、《左传》、《国语》等先秦典籍中有许多应用文读来脍炙人口。在人类写作萌芽时期中，我们可以清楚地看到，人类最原始的写作是基于实用这一社会迫切需求的。
三、应用文的发展与成熟时期
秦汉时期我国的应用文发生了一系列革命性演变，形成了较为完整的体制。秦始皇统一中国后建立了中央集权的封建专治王朝，也第一次以国家行政命令的形式对当时的公文格式、文种和引文规范加以确定。秦始皇改“命”为“制”，改“令”为“诏”，改“上书”为“奏”，建立了谏议制度。
汉承秦制，基本上沿用了秦朝的一些公文制度，也有一些新的变化和发展。例如，对皇帝，百官称为“陛下”，史官记事则称皇帝为“上”等，但没有根本性的变化。东汉末年，大学问家蔡邕着有总结汉代公文文体的着作《独断》，该书对汉代宫廷公文的分类、功用、作法、格式等，作了详尽的论述。汉代由于人才辈出，形成了“两汉鸿文”的全盛局面，出现了贾谊、晁错、司马相如、杨雄、司马迁等大批运用文字的写作高手。
魏晋南北朝时期是中国历史上较为动荡的时期，却是中国古代思想、文化较为自觉、发达的阶段。魏文帝曹丕把文章提到了“经国之大业，不朽之盛事”的地位。他说：“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽”，把属于应用范围的一些文体看得与文学创作一样重要。梁代昭明太子萧统所编的《昭明文选》对中国古代文化影响极大，选文按文体分类，共划39类，其中35类可看作是应用文范畴。刘勰的《文心雕龙》是一部文学理论巨着，其中对应用文体的分类和阐述也是相当周详而深入的。这个时代我们可以读到蜀汉诸葛亮写下的前后《出师表》，都是标准、规范的公务文书。人们津津乐道的李密的《陈情表》、陶渊明的《与子俨等书》、《自祭文》、《五柳先生传》，细究起来均属应用写作的佳作。
到了隋唐宋时期，我国应用文走向成熟，无论从数量还是从质量上看，都达到了历史高峰，应用文得到了普遍的重视，公文的语言、格式有了较为固定的规矩，而且不同的公文都有了细致的区别。由北宋姚铉编辑的《唐文粹》，分文体为22类316小类，其中绝大多数属应用文体。比如“碑类”，其中又按内容分为祠庙类、圣帝类、先圣类、大儒类、神异类、高世类、义士类、忠烈类、忠臣类、纯臣类、烈女类、古迹类、土风类、遗爱类、贞义类、奸雄类、英杰类、公主类、宰辅类、纪功类、太庙类、释道类等。南宋吕祖谦编辑的《宋文鉴》，将文体分为61类，有150卷之多，其中大多数也是应用文体。如诏、敕、敕文、批答、御札、奏疏、制策、策问、对问、移文、书判、题跋、谥议、行状、露布等等。
唐宋的“古文运动”，对应用文写作的内容、技法及文风的影响是十分巨大的。其旗手韩愈写的应用文就相当可观：《答李翊书》、《祭十二郎文》、《柳子厚墓志铭》，王安石的《答司马谏议书》，柳宗元的《段太尉逸事状》，李清照的《金石录后序》，文天祥的《指南录后序》等不胜枚举。李白、白居易等文学大家均有数量多、质量好的应用写作。宋代文坛主帅欧阳修大力倡导应用写作，在《辞副枢密与两府书》中云，嘉佑五年十一月奉制命授枢密副使，“学为应用之文”。这里的应用文是指公文文体。他在同一年的《免进五代史状》中自述得功名后，“不忍忘其素习，时有妄作，皆应用文字”。“文字”即文章。这里的应用文指实用文章。可见，欧阳修是从文体形式、实用性质两方面来明确应用文概念的，他已把应用文当作独立的文章体裁。
元、明、清时期，应用写作进入一个相对稳定的发展阶段，应用文的格式更趋完善，公文制度也更加完备。总体来说，其文体类别与体式是沿用唐宋时期的做法，而略有变化。比如官府行移文书也分上行、下行、平行三类。上行文书主要有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上折等；下行文书主要有制书、命、诏书、诰敕、诰命、批答、黄牒、照令、扎付、下贴等；平行文有咨文、平关、平牒、札子、解牒、移会等。这个时期尤其是科技应用文写作空前繁荣，如李时珍的《本草纲目》、徐光启的《农政全书》和宋应星的《天工开物》等。清末，随着国门被打开，国书、护照、全权证书等新文种出现，后来，又出现了电旨、电奏、电信等电报类应用文。
四、应用文的变革与改造时期
辛亥革命至现代，这是应用文的变革与改造时期。辛亥革命和五四运动时期，应用文变革突出表现在：一方面，应用文表达上发生了重大变化，白话文逐步替代文言文成为应用文章的主要特征；另一方面，就是应用文的体裁发生了重大变化。不仅许多封建时代所使用的应用文名目被废止，如公文中历代使用的制、诏、诰、敕、奏、议、疏等均予废止，体裁变得相当简要。对封建文书的改造主要体现在两个方面：一是规定了新的公文种类，废除了旧的公文名称。1912年，南京临时政府颁布了公文程式条例，规定了新的文种，如：“令”（下行公文，公布法令、任免时用）、“咨”（平行公文，同级宫署交往时用）、“呈”（上行公文，向上级陈情报告时用）、“状”（上行公文，百姓向官署陈述时用）等。1934年，国民党政府曾颁布过公文程式条例，将公文规定为9类，即：令、训令、指令、布告、任命状（包括特任、简任、荐任、委任）、呈、咨、公函、批。这虽是对封建文书的改革，但在体式上逐渐形成了一套烦琐的死板公式，从内容到形式依然建立在“上下尊卑”的封建礼法的基础上，矫揉造作，繁文缛节。
我党自1921年建立后，从组建自己的工作机关起，就有了自己的公文。第一批公文就是中共第一次全国代表大会所产生的决议、纲领和宣言。1931年周恩来同志亲自组织，瞿秋白代表中央起草了《文件处理办法》。1942年延安整风运动对公文写作产生了极为深远的影响。共产党领导的人民政府从建立解放区起就非常重视公文工作。1949年华北人民政府颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》等，为新中国成立后文书工作的建设提供了丰富的经验。
新中国成立以后，我国公文制度不断完善，历经1951年、1981年、1987年、1993年、2000年的五次修订，各种公文体裁的用途或使用范围日益规范化。随着经济生活的不断发展与变迁，出现了众多的经济文书，如商品说明书、广告、经济合同、鉴定书、市场调查、公关策划书、招标书、投标书等；还有法律文书，如起诉状、上诉状、答辩状等，这些类别都是为了适应人们的种种需要而产生的，并随着社会发展而不断演进。
