一个组织(特别是企业组织)的管理体系涉及社会领域、经营领域和竞争领域,它必须站在顾客的角度、社会的角度和员工的角度来综合考虑组织(或企业)的目标,它所追求的目标已不单纯地定位于满足外部顾客的要求。因为组织的社会责任和组织行为对社会造成的各种影响直接关系到是否让顾客满意。为了增强组织的竞争力和提高组织的公众形象,必须考虑满足来自不同方面的要求和期望,这些要求和期望应纳入系统进行整合,基于ISO9000、ISO14000和OHSAS18000等三大国际管理标准建立综合管理体系,才能实现对组织的质量、环境及职业安全卫生的全面管理,才能满足顾客、员工、社会的期望和要求。
三个国际管理标准都要求组织建立机构、分配职责、配置资源。如果按三个标准建立分离的管理体系,势必造成机构重叠、职责不清、资源浪费。实际上,组织的三个分离的管理体系是你中有我,我中有你。首先,一个组织要想使产品质量满足顾客的要求,员工的参与是必不可少的,八项质量管理原则中的“全员参与”对此做了相应规定。但是,如果组织内部没有一个切实可行的职业安全卫生管理体系,员工的身心健康和职业安全得不到保障,就不可能主动关心产品质量、自觉参与质量改进。其次,随着人们环境意识的觉醒,衡量产品质量已不仅限于产品使用功能和价格,而更加关注产品的环保性能,对环境有害的产品得不到顾客的认可;产品虽然对环境无害,但其生产制作过程的非预期产品对环境有害的组织也难于得到社会的认可。因此,组织建立综合管理体系,以一套机构承担质量、环境和职业安全卫生管理职责,通过统一策划配置资源,可有效地利用管理资源,提高组织的管理效益。
组织中分离的质量管理、环境管理和职业安全卫生管理体系,由于导入各标准的时间不同,对管理体系缺乏整体策划,使各个体系之间的接口未能理顺,不可避免地会发生干扰和冲突,很容易发生降低组织的管理效率的事件。建立综合管理体系,从组织的整体规划入手,理顺管理机制,防止人为地分离所造成的系统运行冲突,从而节约管理成本,提高组织的管理效率。
7.3.2建立综合管理体系的可行性
ISO9000、ISO14000和OHSAS18000等三大国际管理标准在结构、内容及体系运行方面都具备了兼容性的要求,为组织的综合管理体系的建立和运行提供了可行性。
1.三个管理体系标准都鼓励体系与其他体系整合
ISO9001∶2000标准在引言的“与其他管理体系的相容性”中指出:“为了使用者的利益,本标准与ISO14001∶1996相互趋近,以增强两类标准的相容性……本标准使组织能够将自身的质量管理体系与相关的管理体系要求结合或整合。”并且在附录A给出了ISO9001∶2000与ISO14001∶1996之间的对照表。这说明ISO鼓励质量管理体系与相关的管理体系整合的指导思想。
ISO14001∶1996标准在引言中也强调:“本标准与ISO9000系列质量管理体系标准遵循共同的管理体系原则,组织可选取一个与ISO9000系列质量管理体系标准相符合的现行的管理体系,作为其环境管理体系的基础……本标准中规定的管理体系要求,不必独立于现行的管理体系要素。在一些情况下,可对现行管理体系要素加以修改,使之适合本标准的要求。”在ISO14004∶1996标准的引言中更为明确地指出:“环境管理是组织整个管理体系的一个有机组成部分。”
OHSAS18000职业安全卫生管理体系系列标准的编写原理和结构与ISO14000环境管理体系系列标准相似,这反映了各类管理体系标准编写结构是趋于一致的,也使组织的管理体系的整合变得必要并可行。基于管理体系标准的这种特点,ISO已制定了ISO19011∶2001《质量和(或)环境管理体系审核指南》,以取代ISO10011-1、ISO10011-2、ISO10011-3质量管理体系审核标准和ISO14010、ISO14011环境管理体系审核标准,提供审核质量和环境管理体系指南。
上述可见,三个国际管理体系标准都提倡组织管理体系的整合,表明了国际标准化组织期望使用标准的组织构筑一体化的管理体系,从而为组织建立综合的管理体系打下了基础。
2.三个管理体系标准结构的一致性:趋近于戴明模型
ISO14000标准与OHSAS18000标准都是基于戴明模型(PDCA模型)的概念框架,有着相同的结构,提供了一个“规划-实施-检查-改进”的动态循环过程模式,强调以预防为主的持续改进。而ISO9000标准采用的过程方法,将质量管理体系中的过程环节,即“管理职责”、“资源管理”、“产品实现”、“测量、分析和改进”构成过程方法模式,“PDCA”的方法可适用于所有过程。所以,ISO9001∶2000标准、ISO14001∶1996标准、OHSAS18001∶1999标准尽管在章节上不是一一对应,但它们的基本结构却是一致的,都趋近于戴明模型所指出的策划、实施、检查、处置的4个管理环节,这将为组织进行管理整合、建立综合管理体系提供可行性保证。
3.三个管理体系标准的体系运行模式具有一致性特征
它们都是按照戴明模型的策划(P)、实施(D)、检查(C)、处置(A)4个环节搭建的,其体系运行模式也是符合PDCA模式,具有一致性特征。
具体表现如下。
(1)运行机制相同
它们都提供了相同的结构化运行机制,都要求体系在运行的过程中不仅要实现其管理功能,还要不断强化自身体系。运行PDCA动态循环通过评审和检查活动,使组织的管理体系保持改进的特征。
(2)运行方式相同
三个管理体系标准的运行方式都是周而复始、循环递进。通过策划建立组织的方针和目标及其实现的措施计划;进入实施阶段要求按计划进行并确保资源充足,信息通畅;经检查发现体系设计和运行方面的问题应研究措施迅速改进。若在本期不能完成,转入下一运行周期重新纳入策划,参加新一轮的运行,从而实现每次循环都有改进,每次改进都有效果的运行机制。运行模式的一致性特征也为组织进行管理整合、建立综合管理体系提供了可行性保证。
7.3.3三个国际管理体系标准整合的综合管理体系通用标准
组织建立、实施并持续改进业绩的综合管理体系,才能满足顾客、社会、员工和其他相关方的需求。三个国际管理体系标准在结构和运行模式的一致性上为构筑综合管理体系提供了可能。基于三个国际管理体系标准的整合制定综合管理体系通用标准,可为组织构筑综合管理体系提供指南。
1.制定综合管理体系的原则
制定综合管理体系标准应遵循下列原则。
(1)基于三个国际管理体系标准的整合,构建组织管理体系结构
在通用的综合管理体系标准中,三个国际管理体系标准的共性要求的条款应充分地融为一体,不同特定要求的条款也应得到满足。
(2)识别顾客、社会、员工和其他相关方的需求和期望,规定相关过程
综合管理体系运行的目的是要满足顾客、社会、员工和其他相关方的需求和期望。由于需求和期望有时是潜在的,所以组织应充分识别需求和期望并规定相关过程,在通用的综合管理体系标准中充分体现并明确各个过程的相互关系;特定过程要求的过程要与整体系统协调一致。
(3)建立结构一体化的管理文件系统
在综合管理体系中以一套文件系统指导管理体系运行并建立统一的文件搜索路径。文件系统的结构可按管理手册、程序文件、记录进行划分。
(4)优化组织结构,理顺管理职能
构筑综合管理体系应将管理职能的集中和分散相结合,在充分考虑三个国际管理体系标准差异的基础上,从优化组织结构、理顺管理职能入手,对三个国际管理标准的共性要求做到归口集中管理、统一控制。
(5)按循环模式,构造综合管理体系运行机制
制定综合管理体系标准时,以ISO9000∶2000标准的过程方法模式为框架,将其他两个标准的共性要求与质量管理体系标准的相应部分整合,提出一致性的运行方式和控制要求;对标准的不同的特定要求应在相应工作领域中加以明确,提出适宜的运行方式和控制要求。
2.综合管理体系通用标准的构成
综合管理体系通用标准是为组织规定质量、环境、职业安全卫生三者融合一体的管理体系要求的文件,应由以下几部分内容构成。