一节 办公室员工岗位职责说明书
一、概论
办公室员工岗位职责说明书是企业对主要办公室人员的职责进行的文字说明。
二、“填空式”模板
公司办公室员工岗位职责说明书
一、行政主管助理岗位职责
（对行政主管助理岗位职责进行详细描述，例如按合同实施物资采购和小型用品采购；员工午餐的具体安排等）。
二、前台文员岗位职责
（该岗位职责包括交换机电话接转；传真收发与登记；前台接待、登记等）。
三、文员岗位职责
（该岗位职责包括文件、资料打印、登记、发放、复印、装订；饮水管理；公司办公文具与器材保管、登记和按规定发放等）。
四、司机岗位职责
（该岗位职责包括公司业务部门用车的及时出行与安全驾驶；使用车辆的安全保管及日常清洗、维护、保养等）。
三、写作技巧
办公室员工岗位职责说明书主要包括以下内容：
1主管助理职责。
2前台文员职责。
3文员职责。
4司机职责。
四、公文范本
【范文】
公司办公室员工岗位职责说明书
一、行政主管助理岗位职责
1按合同实施物资采购和小型用品采购。
2员工午餐的具体安排。
3电话费缴纳。
4环境卫生管理。
5外来宾客的住宿安排。
6车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系。
7经批准的公司员工暂住证的办理，与安委会的工作联系。
8其他工作配合。
二、前台文员岗位职责
1交换机电话接转。
2传真收发与登记。
3前台接待、登记。
4来宾引见、招待、接送。
5打卡监督与考勤汇总。
6请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
7锁门、电梯管理、检查灯光、门窗。
8期刊、函件的收发及报纸的整理、保管。
三、文员岗位职责
1文件、资料打印、登记、发放、复印、装订。
2饮水管理。
3公司办公文具与器材保管、登记和按规定发放。
4办公用品计划申报主管审批。
5总经理室客人的接待与通报。
四、司机岗位职责
1公司业务部门用车的及时出行与安全驾驶。
2公司领导上下班用车及来宾接送用车。
3使用车辆的安全保管及日常清洗、维护、保养。
4其他工作协助。
二节 办公用品综合管理方案
一、概论
办公用品综合管理方案是指企业为了统一限量、控制用品规格以及节约经费开支，而对办公用品的购买、使用和保管所作出的文书。
二、“填空式”模板
办公用品综合管理方案
1办公用品的购买
（包括由谁负责购买、购买的流程等事项）。
2办公用品的申请、分发领用
（包括申请书的写法，由谁负责分发等）。
3办公用品的保管
（包括填写台账，盘点，库存等）。
4办公用品的监督与调查
（包括核对用品领用传票与用品台账，核对支付传票与送货单据等）。
三、写作技巧
企业办公用品综合管理方案的主要内容如下：
1办公用品的购买。
2办公用品的申请、分发领用。
3办公用品的保管。
4办公用品的监督与调查。
四、公文范本
【范文一】
公司办公用品综合管理方案
一、办公用品的购买
1所有办公用品的购买，都由行政办公人员统一负责。
2办公用品库存量情况以及消耗水平可向行政办公室主管报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向主管提出。
调整印刷制品格式，由使用部门以文书形式提出正式申请，经办公室审核确定大致的规格、纸张质地与数量后，到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
3在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，要选择直接去商店购买或订购的方式。
4在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，申请部门需另填一份订购单，经办公用品部门确认后，直接向有关商店订购。
办公室依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。
5按订购单以及订购进度控制卡检查所订购的办公用品在预定日期内送到与否。
6所订购的办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。
7收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，做好登记，转交财务部门支付或结算。
8办公用品由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
二、办公用品的申请、分发领用及报废处理
1各部门的申请书一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上写明所需物品名称、数量与单价金额。
2办公用品的分发领用
1接到各部门的申请书(两份)之后，行政办公人员要进行核对并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。
2发送室进行核对后，把申请所要的全部用品备齐，分发给各部门。
3用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发品一起返回各部门。
3对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
三、办公用品的保管
1所有入库办公用品一一填写台账(卡片)。
2清楚地掌握办公用品的库存情况，经常整理与清扫，实行防虫等保护措施。
3办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由办公室主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致要查找原因，然后调整台账，使两者一致。
4印刷制品与各种用纸按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并计算出余量。一批消耗品用完后，应写好报告递交行政办公室主管。
5对总公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要是各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，每月5日对前一月的领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计，向上报告。办公室对报告进行核对，检查各部门的统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行保存。
四、办公用品使用的监督与调查
1对总公司各部门进行调查，调查内容包括：
1核对用品领用传票与用品台账。
2核对用品申请书与实际使用情况。
3核对用品领用台账与实际用品台账。
2对办公用品使用的监督包括。
1核对收支传票与用品实物台账。
2核对支付传票与送货单据。
【范文二】
公司办公物品购买使用说明书
一、办公用品
1办公用品的购买
1行政办公室负责公司的办公用品、办公设备、低值易耗品的购买、领用、保管与发放。
2公司各部门将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经办公室主管批准后购置。
3特殊办公用品、低值易耗品和通讯设备，经主管批准，由行政办公室负责购置，然后记入备品保管账目。
2办公用品的发放与保管
1办公用品的发放于每月的一日和十五日办理，其他时间不予办理。
2办公用品仓库设专人负责，办公用品入库根据《入库单》检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。未办入库手续的，一律不予报销。
3备品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。
4在日清月结的条件下，月末对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
5各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政部门定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
6行政办公室负责收回公司调离人员的办公用品。
7行政办公室建立公司固定资产总账，对每件物品进行编号，每年进行一次普查。
二、办公消耗品
1办公消耗品的购买
1办公消耗品一年的消耗限额为×万元，各部门及有关人员要节约使用，避免浪费。
2办公消耗品的购买由办公室负责，下设保管员处理领用事务。
3办公室把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。
4对于在特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门先提出书面申请，办公室据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过×万元时，需经办公室主管同意，必要时须请示总裁。
5在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，则使用部门主管起草正式文件或方案，然后将这些材料送至办公室并附上委托订制或订购申请单。办公室审核新格式是否适用、订购数量是否合适以及新格式的适用性与时效性等。如果通过审核，还可就由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门做进一步协商。
6办公室在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总裁作出报告。
2办公消耗品的领用
1向办公室领取办公消耗品时应填写申请书，写明申请时间、使用场所(部门名称)以及物品的名称与数量。同时申请者及其部门主管加盖印章或签字。另外，特殊办公消耗品的申请应填写用途。
2局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由办公室调控。使用部门或申请者按特殊用品的程序提出申请。
三、文具用品
1办公文具分类
1消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等。
2管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。
3管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。
2文具用品分类
1个人使用保管的文具用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。
2本部门共同使用的文具用品，如打孔机、订书机、打码机等。
3文具用品发放
1消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验(估计消耗时间)设定领用基准(如圆珠笔每月每人发放一支)，随部门或人员的工作状况调整发放时间。
2消耗品限定人员使用，自第三次发放起，以旧品替换新品，但纯消耗品(如直线纸)不在此限。
3管理品如有故障或损坏、以旧换新或遗失，由个人或部门赔偿、自购。
4文具的申请应于每月二十五日由各部门提出“文具用品申请单”，然后统一采购并于次月一日发放，特殊文具的申请不受上述时间限制。
4文具用品使用
1各部门设立“文具用品领用记录卡”统一保管，在文具领用时做好登记并控制文具领用状况。
2文具不能带回家私用。
3文具用品一般向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的，特殊文具无法采购的，可以授权各部门自行采购。
4新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡。人员离职时，将剩余文具一并交还。
三节 印章使用管理说明书
一、概论
印章使用管理说明书是指在企业发行的文件、凭证文书等与企业权利义务有关的文件上，以企业名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章的文字说明。
二、“填空式”模板
公司印章使用管理说明书
1印章刻制、改刻与废止
（包括公司印章的刻制、改刻与废止议案由谁提出，由谁负责，废止印章保存的年限等）。
2印章登记
（包括印章在何处进行登记，如何保存登记记录等）。
3用印手续
（包括公章的使用，用印的说明等）。
4用印方法
（包括公司印章的用印条件，用印方法等）。
三、写作技巧
印章使用管理说明书
