陪同人员，也是外事接待中不可缺少的一个环节。其实陪同和翻译往往是一人两职，或者两人一职。不论翻译，还是陪同，在可能的情况下，都最好选择专业人士去担任。当然在我们的日常交往中，并非每个陪同都是专业人士。但是，越是重要的外事接待，越是要选择专门人士作为陪同。
外事交往中的陪同人员，在某一个地区，某一个时间需要陪同外方友人的时候，一定要具体注意以下四点：
其一，要表现得热情友善。“海内存知己，天涯若比邻。”中国人对外方朋友是否友好，所属单位对外国客人欢迎不欢迎，陪同人员个人是否有教养，与其待人接物是否热情、友善都是密切相关的。陪同外方人时，若目光呆滞、面无表情、不苟言笑、忸怩作态、行为拘谨，必然会影响别人对我们的看法。与此同时，我们在提倡热情主动的时候，还要注意以前所讲过的问题——热情有度，不要让自己的热情限制了对方的人身自由，或影响了对方的正常工作与生活。
其二，要注意少说多听。人们在日常生活中都是有特定的位置的。面对不同的交往对象，我们有着不同的身份。在外事交往中，当我们陪同客人的时候，除非我们是主人，我们就一定要注意切勿喧宾夺主。该说的话你要说。例如，日程安排你要介绍，旅游景点你要推荐。但是，他人的私人交往你就不要过问了。为人处世之道之一，讲究的是“言多语失”。话多了，往往还会暄宾夺主。所以，在外事陪同中一定要注意少说多听。
其三，要掌握适当的技巧。在陪同外宾时，要掌握技巧，就是要求我们有所为、有所不为。什么事情可以干，什么事情不可以干，陪同人员一定要一清二楚。已经掌握陪同技巧的人都知道，为了做好陪同工作，应该为外方人员提供一个详尽的日程安排。早上几点就餐，在什么地方就餐，几点钟乘车外出，在某个旅游景点停留多长时间，集合地点在哪里，联络人的通讯方式是什么，等等，都要事先给被陪同者一个尽可能具体的日程安排。其中的时间越具体越好，地点越清楚越好，联络人越明确越好，这就是所谓的技巧。接待技巧越熟悉，工作就会做得越细致，接待工作就会尽善尽美。
其四，要谨记保守秘密。需要注意的是，在外事接待中，直言不讳、畅所欲言是必要的，而严守秘密更为重要。陪同人员必须严守国家秘密，严守企业秘密，严守商业秘密。不要因为我们陪同人员自己的言多语失，致使我们的国家秘密、企业秘密、商业秘密泄漏。那样将会害人害己。
接着，我要讲解一下交通工具的安排。在接待工作中，我们还会为外宾安排一些交通工具以便其出行。在我们力所能及的范围内，应该本着双方情愿、提前商定的原则，来具体确定交通工具的选择或使用。此外，在接送的时候还要提前约定，不能匆匆忙忙﹑临阵磨枪。这些问题都解决了之后，还要注意交通工具的具体使用。
首先，要方便使用。一般情况下，接待来宾时，包括接待外宾时，使用得最多的就是飞机和车辆，尤其是小车、旅行车。按照习惯来讲，距离在一千公里以上的话，飞机是最方便的交通工具。如果是相距500公里左右的话，火车相对比较方便，又安全、又能够得到时间上的确保。如果路程在二三百公里之内的话，旅行车与小车则是最方便的。不论何种交通工具，其方便快捷都是最重要的。
再者，应舒适安全。有的交通工具虽然速度很快，但是并不安全。有的交通工具很方便，但是却很不舒适。舒适和安全的问题，是在外事接待中安排交通工具时一定要充分考虑的。与此同时，我们还要注意，要讲究安排充分。有的时候，外方人员会使用自备的交通工具，那么他的车应该停放在什么地方，也是需要考虑到的。
最后，我还要讲解一下食宿与礼品问题。接待外宾与接待内宾一样，此二者均不可疏忽大意、掉以轻心。
接待客人，不管是接待国人，还是接待外方人士，食宿的问题显然是接待方必须认真予以考虑的。如果食宿的安排不能够满足客人的需要，那么就可能会间接地影响到双方的交往。所以在具体从事接待工作的过程中，一定要对安排好外方友人的食宿问题给予高度的重视。在此方面，有以下三个要点需要注意。
第一，安全第一。不论是吃，还是住，都不能危害到对方的生命安全。比如，安排的酒店，不是国家指定的涉外酒店，不是星级宾馆，都不合适。或许那里的防火、防震、防雷击以及逃生设施都不齐全。万一出现了突发的危险事件，那个时候后悔就来不及了。吃饭也是这样，或许你吃的是美味佳肴，但是还是有可能吃出问题。有专家推测，所谓的SARS，就是跟世人乱食野味有关系的。
第二，重视档次。在接待工作中，吃和住的具体档次也是非常重要的。我们已经强调，在国际交往中，请客吃饭要吃特色、吃文化、吃环境。在接待的具体安排中，食宿的档次的问题是很重要的。说到底，这就是之前所强调的接待规格的具体化。
第三，照顾偏好。安排外宾的食宿时，一定要尊重、照顾对方的具体习惯与偏好。比如，有人喜欢住日式酒店；有人喜欢住汽车旅馆；有人喜欢住公寓；有人则喜欢住豪华酒店等等。要在力所能及的范围之内，提前与对方进行沟通。吃也是一样：有人喜欢吃咸，有人喜欢吃甜；有人喜欢吃鱼，有人喜欢吃牛肉等等。因此，在力所能及的范围之内照顾对方食宿的偏好与习惯，也是非常重要的。
在外事活动当中，我们都会与外宾互相赠送礼品。不论中国人，还是外国人，送给别人的礼品或者接受别人的礼品，往往都要首先强调它的纪念性与宣传性。换而言之，在公务交往中包括对外交往中所使用的礼品，不应以其价值取胜。具体而言，特别需要注意下列两个问题。
第一，不要乱收乱送。做任何事情都是有规矩的，特别是在国际交往中。有些东西，你若不了解就乱送或乱收，难免会遇到麻烦。中国人喜欢讲点文化氛围，爱给别人送篆刻的图章，比如，把名字刻在图章上赠送给他人。拿一块名贵的石料，刻上名字去送人是很有档次的。中国传统的篆刻作品讲究残缺美，但是日本人是讲究圆满的，如果送给日本人这种所谓“不完美”的图章，他就会非常的不舒服。因此，礼品不能乱送，也不能乱收。尤其要注意：在国际交往中，不能主动向外方友人索要礼品。这既是一个礼义廉耻的问题，也是一个个人的自尊自爱的问题。
与此同时，在国际交往中，收受礼品还需要我们了解国际惯例。事先一定要明白什么东西能送，什么东西不能送。适合赠送给外国友人的礼品是什么呢？是有民族特色的、有地方特色的、有纪念意义的物品。比如，书画、篆刻、风筝、筷子、工艺品、中国结、景泰蓝等等一些具有中国特色的物品。
与外宾打交道时，什么东西不能送呢？我们以前讲过“涉外交往的五不送”，即：不送现金、有价证券；不送药品、营养品；不送有碍对方习俗的物品；不送带有明显的广告标志的物品；不送有碍社会公德、有伤风化的物品。这“五不送”是一个惯例，千万不要违犯。
第二，认真加以包装。送给外方友人的礼品，在可能的情况下要加以认真地包装。外包装是什么色彩，包装纸是什么图案，包装袋该系什么样的结，等等，都有一定的讲究。在这方面，最好要事先向专业人士请教，千万不能乱来。比如，我们所喜欢的蝴蝶结，在有些国家就是不吉利的。因为蝴蝶寿命短，送给对方的礼品是要发展友谊的，所以扎上蝴蝶结就不恰当了。这样的细节问题太多了。当遇到不明白的时候，最好就此向专业人士咨询。对送给外宾的礼品郑重其事地包装，可以表示我们的一片心意。同时还要注意：外方友人送给我们带有包装的礼品，一定要尽可能地当着对方的面打开来看一看。如果你当场根本不看，就会有怠慢对方之嫌。
