【例文6-6】
友情提醒
尊敬的住户：
贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于l5天内到工商银行在缴费存折中备足存款，并于7天后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧补足存款，以免引起不必要的麻烦。
谢谢合作！
联系电话：58002033
XX市供电公司电费组
2009年5月4日
这是一封电费催款信，首先，以“友情提醒”字样友善地吸引读者的注意力；然后，要求采取行动并告知行动步骤；同时，通过阐明采取行动的益处以使信函更具说服力；最后，结尾处提供容易记忆和拨打的联系电话，表达友好、合作的意愿。
四、其他形式
（一）报告
1.报告的定义
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后的工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
2.报告的特点
（1）内容的汇报性。一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以汇报性是报告的一大特点。
（2）语言的陈述性。因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等。
（3）行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，是为上级机关进行宏观领导提供依据，一般不需要受文机关的批复，属于单项行文。
（4）成文的事后性。多数报告都是在事情做完或发生后，向上级机关作出汇报，是事后或事中行文。
（5）双向的沟通性。报告虽不需批复，却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁；同时上级机关也能通过报告获得信息，了解下情，报告成为上级机关决策、指导和协调工作的依据。
3.报告的类别及功用
（1）例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。
（2）综合报告。综合报告是全面汇报本机关的工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。
（3）专题报告。专题报告是指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。专题报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。
4.报告的格式和写法
（1）报告的基本格式。报告的基本格式包括以下几部分：
①标题，包括事由和公文名称。
②上款，收文机关或主管领导人。
③正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。从形式上看，复杂一点的报告正文要分开头、主体、结尾。开头使用的多是导语式、提问式，给个总概念或引起注意。主体可分部分加二级标题或分条加序码。
④结尾，可展望、预测，页可省略，但结语不能省。
报告要注意做到情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
注意结语：呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。”最后写明发文机关，日期。
（2）报告的格式要求。报告的格式要求主要有：
①题目：要紧扣主题，有足够的信息，应避免使用大而空的题目，最好不用“……的研究”，“……的意义”，“……的发现”，“……的特征”，“……的讨论”，“……的注记”等词；尽量回避不常用的缩略语。
②作者和作者单位：作者单位一定要写出全称，同时提供单位所在城市名和邮政编码。
③摘要：应反映出论文的主要观点，概括其结果或结论。摘要的撰写要精心构思，随意从文章中摘出几句或只是重复一遍结论的做法是不可取的，摘要中不能出现文献序号。
④关键词：应紧扣文章主题，尽可能使用规范的主题词，不应随意造词。
⑤正文应以描述文章重要性的简短引言开始。专业术语应有定义，符号、简略或首字母缩略词在第一次出现时应有定义，所有的图和表应按文中提到的顺序编号。
⑥引言：在引言中应简要回顾本文所涉及的科学问题的研究历史，尤其是近两三年内的研究成果需引用参考文献。引言部分不加小标题，不必要介绍文章的结构。
⑦材料和方法：主要是说明研究所用的材料、方法和研究的基本过程，使读者了解研究的可靠性，也使同行可以根据本文内容重复有关实验。
⑧讨论和结论：应该由观测和实验结果引申得出，并注意与其他相关的研究结果进行比较，切忌简单地再罗列一遍实验结果。
⑨致谢：应向对本文有帮助的有关单位和个人表示谢意。
（二）摘要
1.摘要的概念和作用
摘要又称概要、内容提要，是以提供文献内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明、确切地记述文献重要内容的短文。其基本要素包括研究目的、方法、结果和结论，具体来讲就是研究工作的主要对象和范围，采用的手段和方法，得出的结果和重要的结论，有时也包括具有情报价值的其他重要的信息。摘要应具有独立性和自明性，并且拥有与文献等量的主要信息，即不阅读全文，就能获得必要的信息，对一篇完整的论文都要求写随文摘要。摘要的主要功能有：
（1）让读者尽快了解论文的主要内容，以补充题名的不足。现代科技文献信息浩如烟海，读者检索到论文题名后是否会阅读全文，主要是通过阅读摘要来判断，所以摘要担负着吸引读者和将文章的主要内容介绍给读者的任务。
（2）为科技情报文献检索数据库的建设和维护提供方便。论文发表后，文摘杂志或各种数据库对摘要可以不作修改或稍作修改而直接利用，从而避免他人编写摘要可能产生的误解、欠缺甚至错误。随着计算机技术和internet的迅猛发展，网上查询、检索和下载专业数据已成为当前科技信息情报检索的重要手段，网上各类全文数据库、文摘数据库，越来越显示出现代社会信息交流的水平和发展趋势，同时论文摘要的索引也是读者检索文献的重要工具。所以论文摘要的质量高低，直接影响着论文的被检索率和被引频次。
2.摘要的分类
摘要按不同功能来划分，大致有如下三种类型。
（1）报道性摘要。报道性摘要是指明一次文献的主题范围及内容梗概的简明摘要，相当于简介。报道性摘要一般用来反映科技论文的目的、方法及主要结果与结论，在有限的字数内向读者提供尽可能多的定性或定量的信息，充分反映该研究的创新之处。科技论文如果没有创新内容，没有经得起检验的与众不同的方法或结论，是不会引起读者的阅读兴趣的，所以建议学术性期刊（或论文集）多选用报道性摘要，用比其他类摘要字数稍多的篇幅，向读者介绍论文的主要内容，以“摘录要点”的形式报道出作者的主要研究成果和比较完整的定量及定性的信息。篇幅以300字左右为宜。
（2）指示性摘要。指示性摘要是指明一次文献的论题及取得的成果的性质和水平的摘要，其目的是使读者对该研究的主要内容（即作者做了什么工作）有一个轮廓性的了解。创新内容较少的论文，其摘要可写成指示性摘要。指示性摘要一般适用于学术性期刊的简报、问题讨论等栏目以及技术性期刊等只概括地介绍论文的论题，使读者对论文的主要内容有大致的了解。篇幅以100字左右为宜。
（3）报道—指示性摘要。报道—指示性摘要是以报道性摘要的形式表述论文中价值最高的那部分内容，其余部分则以指示性摘要形式表达。篇幅以100～200字为宜。
3.摘要的写作注意事项
（1）摘要中应排除本学科领域已成为常识的内容，切忌把在引言中出现的内容写入摘要，一般也不要对论文内容作诠释和评论（尤其是自我评价）。
（2）不得简单重复题名中已有的信息。例如，一篇文章的题名是《几种中国兰种子试管培养根状茎发生的研究》，摘要的开头就不要再写：“为了……，对几种中国兰种子试管培养根状茎的发生进行了研究”。
（3）结构严谨，表达简明，语义确切。摘要先写什么，后写什么，要按逻辑顺序来安排。句子之间要上下连贯，互相呼应。摘要慎用长句，句型应力求简单。每句话要表意明白，无空泛、笼统、含混之词，但摘要毕竟是一篇完整的短文，电报式的写法亦不足取。摘要不分段。
（4）用第三人称。建议采用“对……进行了研究”、“报告了……现状”、“进行了……调查”等记述方法表明一次文献的性质和文献主题，不必使用“本文”、“作者”等作为主语。
（5）要使用规范化的名词术语，不用非公知公用的符号和术语。新术语或尚无合适汉文术语的，可用原文或译出后加括号注明原文。
（6）除了实在无法变通以外，一般不用数学公式和化学结构式，不出现插图、表格。
（7）不用引文，除非该文献证实或否定了他人已出版的著作。
（8）缩略语、略称、代号，除了相关专业的读者也能清楚理解的以外，在首次出现时必须加以说明。
科技论文写作时还应注意其他事项，如采用法定计量单位、正确使用语言文字和标点符号等，也同样适用于摘要的编写。
目前摘要编写中的主要问题有：要素不全，或缺目的，或缺方法；出现引文，无独立性与自明性；繁简失当。
