在几类常用分类方法中，每个高级文秘都应根据部门的实际情况，采用复合分类法，如下页图所示，一级目录按照使用对象来分类；二级目录采用事件的发展过程来分类。
文档一级、二级分类举例
对于业务类的信息，建议先按产品/项目及时间分大类，再结合部门所涉及信息资料的整体情况进行细分。
对于行政类日常信息，可视情况按时间、资料性质、发文单位、接口关系等进行分类。
二、文档存储
1·电子文档
电子文档的保存方法主要利用磁带机备份、光盘刻录、备份存入服务器等方法来实现，方法如下表：
保存方法文件类别要求
磁盘、光盘备份封存。将过一年保存期仍有保存价值的文档。刻入光盘、高容量磁盘，或压缩后存入普通磁盘，在磁盘封面上标注文件名、编号、归档日期、归档人及保存期限，放置在专用文件柜中。
在服务器中备份。经常会查阅的文件。文件保管责任人负责设立权限。
备份存入服务器。将需要保存电子文档。以年度为名称压缩存入服务器中，文件保管责任人设立权限(例如客户信息等重要、绝密文件，一定做好备份，控制文件查阅权限)。
电子文档应每月清理，重要文件备份保存。
2·录音文档
录音文档的保存由于其载体的特殊性，则要求保存的时候区别对待。通常在磁带内的附签写明内容主题、发言人员、时间和保存期限，特别需要注意的是录音文档的先后顺序，一般以编号顺序为准。磁带一般保存在保险柜内，避高温、潮湿。
3·纸面文档
(1)纸面文档保存要求
①文本文档的保存大多利用文件袋或文件夹。文件袋主要用来保存保密级别在机密以上、保存期限长、不经常取用查询的文件，保存时封口加盖公章；文件夹用于保存查阅较多、保存期不长的文件。
②文件保存一年后装订成册，根据公司文件保管期限规定在保存期限内妥善保存。
(2)文件目录的样式及填写要求
文件目录用于介绍文档的内容，对查阅和统计文档数量有重要作用。文件目录应放在首页，填写文件目录时字迹要工整、清楚，便于查阅。文件目录填好后，除放置一份于首页外，还可复制几份，按封订成册文档的排列次序汇编成册，通常叫全引目录，作为检索工具使用。文档目录的项目有：序号、文号、责任人、题名、日期、页号、备注等七项。
【工具】
文档目录表
序号文号责任人题名日期页号备注
三、文档查阅
1·文档的索引
(1)文档的检索方法
①按事件主题检索法。
即将同一类事件的所有资料名称编在一起。如对某一项目的开局、维护资料，可对每一局的资料集中编制目录，这样的好处是很方便就能了解到某一事件的整体情况。
②按部门、机构检索法。
即按文档产生的部门来编制检索目录。这种方法较适合于对司发文件、函件、各部门函件及规章制度的管理。
③地区检索法。
即按文档针对的地理位置编制检索目录。如对公司各片区、办事处资料的管理可用这种方法。
④作者检索法。
即按文档的不同作者来编制检索目录。
⑤时间检索法。
即按文档产生的时间来编制检索目录。
⑥文号检索法。
公司的文件及函件一般都有唯一的文号，可根据文号在公司文件夹中查找。
(2)文档检索方法的综合运用
同文档的分类方法一样，也不可能只用一种检查方法，就能满足迅速、准确的查找要求，因此也需要综合运用才能达到较好的效果。如：公司文件夹数据库就给出了标题、类别、时间、文号四种检索方法。在按时间检索方式下，又提供了“公司文件” 、“公司函”的按文件类型检索的方法；在文档计划数据库中提供了按产品查询、按部门查询、按作者查询、按编号查询、按阶段查询等检索方法。
高级文秘应对自己经常遇到的查询要求进行分析，在慎重选取上位类的划分标准及下位类的划分标准，并考虑各类目标文件数量的平衡，掌握了各类文件的延伸后，建一套适合自己工作特色的检索方法。
2·迅速找到所需的信息
有需要时，高级文秘应迅速找到所需的信息，并将信息传递给正确的人或位置。可按照部门文档的分类标准寻找所需电子或纸件的信息，并将信息通过电子邮件的方式传递给相关的人或部门，或打印、整理提交给信息的需求人，并附“文档查阅登记表”，由认可的接受人员或部门进行签收确认。
【工具】
文档查阅登记表
序号文件名查阅页码查阅时间查阅人签名保管人签名
四、文档分装
1·侧脊标签
侧脊标签要求标明文件所属部门、分类名称、文件夹位置编号等。
文档封装
文件侧脊标签模板
侧脊标签适用于文件夹侧脊正中，虚线为裁剪线。
“位置编码”为粗黑20号，“小类名称”为粗黑60号，“部门名称”为楷粗3号。
如小类文件太多，无法装入同一文件夹内，可将文件分拆为多个文件夹，小类名称改为卷名，如小类无法细分，可将小类名称改为中类名称，如工作联络单、会议纪要。
位置编码：存放位置(柜号，以部门全部文件柜计算序号，并标注在文件柜上)+中类+文件夹序号(每一分类重新编号)，无重复。如：1-A-1为1号柜内的行政类管理文件；2-B-2为2号柜内的人事类考勤文件。
如果文件为“保密文件”，则必须在侧条上加上“机密”字样的水印。
2·文件分类标志表
要求粘贴在文件夹正面，标明文件分类名称、放置地点、保管年限、保管责任人。
3·文件夹
一个文件夹里装订的文件量可按实际情况调整。文件夹第一页必须列出文件目录表，保密文件必须列上文件查阅登记表。其他文件按从后到前的顺序装订(最近的文件在最上面)。
【工具】
文件目录表
序号文件名日期保密级别页码范围备注
【工具】
保密文件查阅登记表
序号文件名查阅页码查阅时间查阅人签名保管人签名
4·文件袋
部分重要文件或已过一年保存期但仍有保存价值的文件可采用文件袋形式保管。
文件袋正面标签：要求标明文件分类名称、文件编号、卷内备考表。
文件袋反面标签：要求封口处加盖办事处签章，并粘贴文件查阅登记表。
【实例】
文件袋的正反面
五、文档销毁
1·定期核对
高级文秘应定期核对已记录的信息资料，如果发现丢失了信息，应在发放清单和索引目录中查询信息发放对象和信息来源，并以适当的方法恢复。
另外，还应定期检查已经过期的条目，并加以标注，以保证存储信息的及时性，对于过期、作废的文档要定期销毁。
2·销毁文件类型及注意事项
销毁文件分为销毁纸面文件和销毁电子文件两类。
为了便于跟踪和备查，应对销毁的文件予以登记，保存销毁文件清单。
【工具】
销毁文件清单
序号时间文件标题发文部门主要内容备注
电子类文件删除后必须清空回收站。
3·销毁条件
对于以下类型的文件，可予以销毁：
已过保存期限、不用继续保存的文件；
公司指定要销毁的文件；
会议上回收的保密文件；
不需部门存档的保密类文件；
无保存价值的文件(如已处理的传真件)。
4·销毁方式
文件的销毁方式主要有以下几种：
用粉碎型碎纸机粉碎(适用于任何纸面文件)；
到垃圾处理站监督烧毁(适用于非机密性、量较大的文件)；
送造纸厂监督打成纸浆(适用于公司过期宣传资料的销毁)；
电子类文件删除后，每三个月必须清空一次回收站。
六、文档保密
1·保密信息
(1)保密信息管理要求
涉及保密性质的信息，要确保信息转发到正确的个人。
绝密、机密、秘密文件的发放应当有记录，必须发至收件人本人，并由收件人亲自签收。
(2)保密文档的管理
保密文档的管理非常重要，如果管理不好造成泄密，会对单位造成重大影响，有时可能要追究泄密者的法律责任，所以一定不能疏忽大意。
(3)保密文档的传递
有些企业的办公地点可能分布在各地，所以对机要文件的外送、部门一般文件的传递、异地出差文档介质携带都要填写相应的表格，按要求在主管签字同意的情况下进行传递。
【工具】
机要文档外送申请表
申请人 工号
申请事项
发送原因
是否与对方签订有保密协议等类似文件：□是 □否
（注：如签订有保密协议等类似文件则请写出文件名称并将此文件复印附后）
文件名称：
发送形式□纸件□电子件
发送人账号(若是使用e-mail则填写此项)
接收人账号(若是使用e-mail则填写此项)
产品经理审核 日期
部门最高机要人员审批 日期
备注
2·版权及知识产权信息
对于涉及版权及知识产权的信息应征得所有人的同意或履行相应的手续后方可发布。
内部公开文件夹可以按部门分发或在公司内部公告栏内发放，也可以在公司内部计算机网络上发布。
绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和发送，秘密文件夹如需要在网络上传送，应得到相应领导的批准。如在NOTES上发布公司技术文件，必须在发文之前由知识产权处进行审查确认可发布后才进行发布。
3·对外合作文档
在对外合作中，如确需要向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其保密级别由相应领导书面批准，并在提供前与对方签订保密协议。
第五节 信息管理
信息管理是高级文秘的主要职责之一，尤其是公司内部各项信息的管理。信息管理好了，不仅利于工作的运作、开展，也利于上司及员工信息的利用。
一、基本信息收集工作流程
基本信息收集工作主要包含以下三个方面：部门及人员基本信息收集、基本规章制度收集、常用电子流/数据库的基本情况了解。
1·部门及人员的基本信息
(1)部门基本信息
部门基本信息通常包括部门名称、部门编码、部门所跨产品、部门主管、部门基本架构、部门基本资产分布等。
(2)人员基本信息
人员基本信息通常包括以下几个要素：姓名、工号、项目组、职务、身份证号码、籍贯、专业、毕业学校、入职时间、入部门时间、常用联系方法、实验室位置、办公室位置、备注等。
在收集以上信息时，可制定并运用一些表格。
【工具】
部门基本信息登记表
部门
名称部门
编码部门主管部门主
要产品产品
编码主要实验
室分布部门基本
组织框架
姓名 部门副经理
工号 部门基本人数
联系
方法
【工具】
部门基本资产分布表
资产名称 资产
编号 分布
地点
责任人资产名称资产
编号分布
地点责任人
传真机 长途电话
打印机 公用软驱
复印机 常用表格
手提电脑 小推车
公用文具
【工具】
部门人员基本信息登记表
姓名工号项目组毕业
学校专
业学
历身份证
号码籍贯入职
时间入部门
时间 招聘
类型备注
【工具】
部门人员办公信息登记表
姓名 工号 项目组办公室及电话实验室及电话其他联系方式
2·基本规章制度
基本规章制度主要包括《公司员工行为准则》、《公司规定》、《保密制度》及部门内部的规章制度。部门内部规章制度都是以公司的规章制度为核心的，但在内容上和要求上都会较全公司的制度要细致、更具有操作指导性。因此，必须了解部门有什么样的规章和制度，让这些规章制度更好地指导工作，遵循它、执行它、监督它及改进它。
3·注意事项
(1)纸件信息要注意分类保存
纸件信息的留底工作很重要，需按一定的原则进行分类，分类要清晰，方便自己和他人查找。
(2)要重视电话信息的记录和传递
电话来时通过电话记录、电话录音等方式对信息进行记录，然后再对这些记录进行整理；需要转发给相关人员处理的信息一定要及时转发。
(3)切忌不假思索把得到的邮件信息立即转发给部门人员
高级文秘收到的邮件信息往往都是原始信息。首先，高级文秘要认真阅读邮件，无关邮件立即删除，对于提出某些具体要求的邮件，要先自己弄清楚要求以便日后向来询问的员工回答；其次，要对信息进行筛选，确认是需要转发给部门人员的信息后再转发，转发邮件里可以对相对难懂的文件、制度等做适当的解释。
二、信息系统建立
信息收集好了，如果没有一个好的系统把信息管理好，也难以对这些信息加以利用。信息系统就是用适当的方法把信息存放好，小到一张“部门人员电话号码表”，大到“部门文档评审电子流”数据库都是信息系统。比如说，部门经常有人来问高级文秘一些发过的信息：办理暂住证需要哪些东西？定点班车何时发车？等等，为了避免反复回答这些问题而耽误时间，不妨动手建立一个“部门人员常用信息查询”系统。首先，可以借用部门专栏上的一块空间设立“部门人员常用信息查询”系统，接下来的工作就是往这个信息系统里放信息了。
1·信息的筛选
通过一定的信息渠道可以获取到大量信息。有些信息是不需要留底的；有些信息只需要高级文秘和主管知道就可以；而有些信息是与员工息息相关的，就需要把这部分信息录入到“部门人员常用信息查询表”中。最好在录入这些信息时能加入自己的总结，使员工更易了解。除了上述信息外，高级文秘还应该时时留意员工的需求，比如，很多员工在填写报销单时都会问：部门编码是多少？××产品编码是多少？问的人多了，就应该考虑把这些编码制成一个表格放到“部门人员常用信息查询表”中。
2·信息的整理
根据信息的属性，可分成考勤类、报销类、财务类、活动类、文档类等，使信息分类明确，方便查找。
三、信息系统维护
完成了信息收集、建立系统后，接下来就是维护。信息之所以被称为“信息”，是因为它具有及时性，它永远都传达着最新、最快、最准确的资讯，当它过时、变旧了，就没有存在价值了，所以一定要及时更新。
1·保持信息的“最新”
“部门人员常用信息查询表”这个信息系统建立好后还要多注意维护，要留心公司各大公告栏、各类通知，当得知有某项规章制度的“升级版本”后，要及时将已经失效的信息从系统中删除掉，把最新的信息补充进去。比如，公司从××年×月×日起实行了新的考勤制度，就要将旧的考勤制度进行更新。当然，一个好的高级文秘还应该定期检查信息的完整性和有效性，把维护信息系统作为自己的一项例行工作。
2·重要信息要进行备份
普通信息是不需要留底的，比如“部门人员常用信息查询”中的信息由于放在部门数据库中，所以比较安全，即使受损也可以再找到；需要留底的是那些不可再现的信息，如工作联系单、领导会签文件、领导批示的文件、信息确认的传真件及电子件等。
(1)纸类文件
文件夹里的各类纸件留底存放久了，有可能会受潮，多次借阅后也会出现残损，所以要定期整理纸件文档，重要的纸件类文件要复印一份，保留原件，传阅时尽量传阅复印件。
(2)电子文档
电子文档，如果有可能，最好采用双备份，光盘上拷贝一份，硬盘上再备份一份，一旦出现断电或病毒入侵的情况，信息也不会丢失，要及时更新文档目录及文件内容，删除已失效的文件。
(3)邮件
许多邮件都是有保留价值的，要想既保留信息，邮箱又不会阻塞，最好的办法是建立本地邮箱。
