事实上，任何一个员工的长处都联着短处。因此，表扬的内容决不可采取孤立截取的方式。老板越是在常人不曾觉察之处，独具慧眼地发现员工的长中之短，那么，老板的威信和可信赖度就越高。
老板对员工的绝对肯定同对员工的绝对否定一样是有害的。绝对的否定会使员工沮丧困惑，而绝对肯定又会使员工的进取意志逐渐消磨。五彩缤纷的统一与交相辉映才是美。
老板在充分肯定员工长处的同时，又伴以论短的言词，这样既会使员工在心理上对自己的短处造成比单受批评时更乐于接受的机制，又会使赞美的语言变得刚柔相济。
4.虚怀若谷的气度
汉高祖刘邦在打败西楚霸王项羽的庆功宴会上，向文武群臣们提问：“我为什么能得天下？”群臣纷纷各抒己见。但是刘邦对大家的见解都不以为然。他说：“若论运筹帷幄，决胜千里，我不如张良；战无不胜，攻无不可，我不如韩信；安顿后方，保障供应，我不如萧何……”对于封建帝王来说，能有这样的谦逊气度确实难能可贵。
在表扬员工时，老板如果敢于把自己摆进去加以评说，将使员工大受震动，并由此缩短心灵的距离。那么，刘邦为什么能有这样恢宏的气度呢？他的下文就是答案：“他们都能为我所用”。老板只有时时牢记，员工的才能和成绩再高，也都是在服务于老板的事业的，这样他就不会有降尊纡贵的屈辱感，而做到饥渴不已般地吸取员工的长处。同时，这也是老板执着的事业追求和具有自信心的表现。
三、表扬员工的3个禁忌
1.切忌与员工抢功
诚然，员工的成绩和建树离不开老板的指引与扶植，员工的胜利往往就是老板的决策与部署的科学性、正确性的确证。但是，这一点只应有员工和他人在内心去体会与认可，而不可流露在老板的言词中。
这首先是老板保持谦逊作风的需要。老板只应刻意追求生意的实际发展，而不应、也没有必要在成绩的归属上与员工争个高低。相反，推功会使老板的形象更加高大与超拔。
其次会增加员工的主体责任感。既然老板把成绩归功于员工的个人实践，那么，员工在受到表扬之际，除了珍重成绩与荣誉外，还自然会想到，将来倘若发生失误或差错，也当然要自我承担而无法推诿。因老板不掠员工之美，就蕴含着在员工犯错误需要处罚时，员工也不应推过于老板。
2.切忌褒一贬多
表扬有成绩的员工，不可避免地要造成未受表扬的员工的心理失衡，这对于激励众人努力进取是必要的。
但是这种效果通常只应客观生成，老板不应采取双管齐下、曝此寒彼的方式。因为个体之间的差异有着条件性，某人有一种长处，而其他人不具备特定条件，就未必能形成这种长处，而只能具有其他长处。如果对某个员工的长处过度赞誉，而对其他不具备这种长处的众人倍加贬损，这将会严重地损伤众人的自尊心和对老板的亲和力。这样表扬员工不仅收不到预期效果，相反，还会造成老板、被表扬的员工和未被表扬的众人之间不应有的疏离。
3.切忌任意拔高
老板表扬员工的语言要适可而止。如果不切实际地高估了员工的成绩，人为地赋予成绩本身不应有的价值，甚至流于庸俗的捧场，那么这样的表扬就会产生以下几个负面效应：
首先，会使受表扬的员工产生盲目的自我膨胀心理，误认为自己的做法真的具有那样高的价值，从而坠入“一览众山小”的迷雾中，损害了励精图治的开拓意识。
其次，会造成其他员工的逆反心理，人们崇敬的是真正的楷模，而不是人为拔高了的典型。对于名实不符的样板，人们会由不服气到猜忌，由猜忌到厌弃。这样一来，不但起不到应有的示范作用，反而会离散员工之间的团结协作关系。
最后，容易滋长员工不务实、图虚名、觅“终南捷径”
的不健康风气。当员工看到小有成绩便可得到很高的表扬时，便会动摇脚踏实地孜孜以求的信心，这样就难免产生浮夸、造假及邀功求赏的的不良现象。这样一来，本来作为一种激励手段的表扬，就会异化成员工心目中的目的，其本来的作用就将被扭曲，甚至丧失殆尽。
批评员工的基本技巧
一、批评员工的必然性
恰当地批评员工，对管理活动和系统功能的完善有着重要的意义。
首先，从系统论的角度来看，批评员工的过程就是系统有效地克服偏差、完善组织机制的过程。通过这一过程，系统的目标更加明确，行动更加一致，从而更能克服所面临的各种困难，实现系统的功能。
其次，从控制论的角度来看，批评员工的过程，也是作为控制者的老板有效地克服系统正反馈的过程。通过这一过程，可以使控制者洞察全局，明察秋毫，保持与被控制者有效的信息传递，使系统始终处于活性状态，维持领导系统的良性运转。
最后，从人际交往的角度来看，批评员工的过程，更是领导者与被领导者意见沟通的过程。通过对员工恰如其分地批评，老板与员工之间达成相互认知和情感交流，彼此肝胆相照，卸掉精神包袱，轻松愉快地开始下一步的工作。这样既能保证整体利益与局部利益的协调，又有利于维护内部团结，进而同心协力发挥系统的最佳效能。
可见，老板适时而恰当地批评员工不仅是必然的，而且是必要的。那种毫无原则、恣意放纵员工的做法，与科学的领导方式是背道而驰的。但问题的关键在于如何恰到好处地批评员工，体现在语言上则要求老板须具有高超的技巧。
二、批评员工的5项基本要求
1.实事求是，公正民主
进行批评，态度、方式和方法都很重要，不过最基本的还是实事求是，公正民主。如果事先调查不够，事实真相与得到的情况有差异，被批评者就难以接受；如果有人提供了假情报，打了“小报告”，老板以此为据，妄加批评，那就更加难以服人了。因此，老板批评员工时须从实际出发，弄清事情本来面目，找出问题的原因，恰当地分清责任，这样的批评有理有据，既不夸大，又不失实，员工自然口服心服。
公正是一切人际活动的前提，民主是意见沟通的基础。
只有公正，才能正确无私地批评员工；只有民主，才能使员工有申辩的机会，实现双向沟通。
公正、民主是有效批评员工的根本保证。它与传统的“家长制”、“一言堂”是截然对立的。尽管发扬公正、民主比独裁、专制要困难得多，但由于老板倾听了员工的意见和呼声，因而发出的指令更加具有客观性和活力。无论是总结历史，还是洞察现实，广开言路和各抒己见的做法，都要远远胜于只有一种声音的状况。
2.强调员工工作的重要性
尽管批评的实质是员工的过失引起了老板的关注，但结果却往往容易使员工误认为其劳动受到了轻视或未被理解。
因此，与期望的结果相反，员工对老板的批评意见会给予抵触或不予理睬，甚至由于逆反心理而依然我行我素，“破罐子破摔”。
相反，如果让员工感受到老板的重视和需要，就可以提高员工的自尊和自信，这样即使遇到批评，也就能以积极的态度对待。
3.自责在先
批评员工，固然是因为员工有了过错，但与此同时，处于指挥和监督岗位的老板，也有不可推卸的间接责任。如果老板好像没事儿一样，只是盛气凌人地把员工批评一顿，却不肯承担领导责任，好像自己一贯正确似的。这样一来，员工便有自己在老板心目中一无是处的委屈之感，虽然表面未必反驳什么，但心中已耿耿于怀，无形中站在了老板工作的对立面。
因此，在批评员工时，老板最好首先自责，进而再点出员工的错误，使其有老板与他共同承担错误之感，进而产生负疚之情。这样一来，在以后的交谈中，老板说多说少、说深说浅，员工不仅基本上承受得了，而且融洽了彼此之间的感情，不至于弄得不欢而散。
4.对事不对人
正确的批评应该是对事不对人。虽然被批评的是人，但绝不能搞人身攻击、情绪发泄。因为要解决的是问题，是为了今后把事情办好。只要错误得到了改正，问题得到了解决，批评就是成功的。因此，老板必须首先弄清楚事情的来龙去脉，据此同员工一起分析问题的成败得失，做到以理服人。由于对事不对人，员工便会积极主动地协助老板解决问题。否则，不问青红皂白，撇下问题而教训人，就容易感情用事，使员工误以为老板在蓄意整人而聚起思想疙瘩，一时难解。
其实，人和事本是统一的，因为“事在人为”，具体的事都是由具体的人做出来的，所以纠正了问题也就等于批评了当事者。不过这样做便容易被人接受，因为这种方式对事情是直接的，而对人却是间接的。如果抽掉“问题”这个中介，直接对人，当事人就可能吃不消。
当然，澄清了事实也并不等于解决了员工思想上的问题，接下来的工作应是凭事实摆道理。这样既办了事，又团结了人，真正达到了工作的目的。
说到底，对事不对人原则力求实现的就是，在感情上对批评者来说是委婉的，在问题上则是直接而本质的，是通过事实做人的工作。
5.因人而异，把握分寸
既然批评做的是人的工作，就必须因人而异，把握分寸。那种企图用统一模式裁判活生生现实的做法，只能到处碰壁。
因人而异，就必须考虑被批评对象的各种具体情况；把握分寸，就是要讲究批评的恰当与适度，过与不及都是应当避免的。
三、批评员工的8个禁忌
1.捕风捉影，无中生有
批评本来是教育员工改正错误，因此批评的前提必须是员工确有错误存在。
没有错误，硬去批评员工，便会给员工留下蓄意整人的印象。老板应该心胸豁达，实事求是，最忌讳神经过敏、疑神疑鬼、听信馋言、无中生有。
2.言辞刻薄，恶语伤人
每个人都有自尊心，即使员工犯了错误也是如此。因此批评时务必要平等相待，绝不能以审判官自居，更不能幸灾乐祸，甚至恶语中伤。因为训斥只是对被批评者自尊心的损伤和人格的侮辱，并不能真正地解决问题。应该是心平气和地谈论问题，给员工一种爱护与亲近感。
3.乘人不备，突然袭击
严重的批评事先要打个招呼，使员工有足够的心理准备。普通的批评也要给员工以充分的回旋余地，做心理调整，以防引起较大的情绪起伏。一个人做错事时，内心本来已有所反省、恐慌和不知所措，此时，如果像打击罪犯一样对待他，他会因此而羞愧不安，甚至一蹶不振，无法再肯定自我，或者沿着错误的道路滑下去，自暴自弃。
4.姑息迁就，抛弃原则
批评员工，当然需要给他一些安慰与鼓励。不要全盘否定，一棍子打死。要使他增强信心与勇气。但是，这决不意味着可以对员工的过失姑息迁就，庇护掩饰，不予追究。抛弃原则，听之任之，好像宽宏大度，关心员工，实际上这是养痈遗患，为其以后犯更大错误提供条件。看似爱护他，实际上是害他，千万不要这样去做。
5.不分场合，随便发威
场合即时间与地点，它是批评员工的必要条件，也是老板语言发挥的必要限制。聪明的老板总是在什么场合说什么话，看什么情况行什么令，灵活机动，随机应变，从而创造出一个批评员工的良好时机；而鲁莽的老板则往往不分场合，不看火候，随便行使权力，大耍威风。结果，反而使问题变得更加复杂和严峻起来。
一般的批评宜在小范围里进行，这样会创造亲近融洽的语言环境。实在有必要在公众场合批评时，措词也要审慎，不宜大兴问罪之师。
6.吹毛求疵，过于挑剔
老板对员工的领导，是起一种指导和监督作用，而不应是员工的管家婆，不要事事都批评员工。而有一些老板就喜欢寻找员工的不是，好像不经常挑出员工的一些毛病来，就不足以证明自己高明似的。而对如何防止出现问题，却提不出建设性的意见。这种对于小事过分挑剔、大事反倒抓不住的老板，员工是不会为其卖力工作的。
7.口舌不严，随处传扬
批评员工既然不能不分场合，就更不应把批评的事随便传扬出去。有的老板前脚离开员工，后脚就把这事就给了别人；或者事隔不久批评另一个人时，又随便举这个人做例子，无意间将批评的事散布出去，弄得风言风语，增加了当事人的思想压力和反感情绪。
人人都有自尊，都有保护自尊的倾向。老板批评员工，就要爱护员工，尽量将其情绪起伏控制在最低程度，绝不能无意中增加新的干扰因素，影响员工接受批评，改正错误。
实际上，口舌不严是老板不负责任、缺乏组织纪律性的一种恶劣表现，本身就在受批评之列。
8.婆婆妈妈，无休无止
批评不能靠量多取胜。少说能解决的，不要多说；一次批评奏效的，就不要再增加次数。婆婆妈妈，无休无止，未必能打动人心；絮絮叨叨，没完没了，反而使人生厌。严肃的批评，必须有准确的内容、合理的程序和必要的时间限制。那种企图通过一次批评，就包医百病的想法是不科学的。
