在办公室电话铃响时，我们应赶快接电话，在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延误，然后以亲切、优美的声音主动报自己的单位和姓名，如：“您好，这里是××公司x×部门，我是xx。”接电话的过程中，一定要谨记自己的声音也代表着公司的形象，所以一定要保持声音清晰、悦耳，以给对方好印象。
以喜悦的心情接听电话，即使对方看不见你，我们也要用欢快的语调、喜悦的心情接听电话，这样对方才能被我们感染，留下好的印象。
接办公电话过程中绝对不能吸烟、喝水、吃东西，即使是不端正的姿势也能通过你的声线传达给对方，让对方对你产生不专业的印象。所以接电话时，一定要坐姿端正、身体挺直，尽量保持声音温雅有礼，恳切大方，同时，也要注意嘴巴与话筒之间的距离，过近或过远都会影响接昕的效果，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、产生误会。
与对方通话时，要静静地听，不要随便打断，当然在倾听过程中，你应附以简单的附和，不要闷不作声或毫无反应，会让对方产生你根本没有用心听的感受。这里要注意的是，一定不要忘记复诵一遍来电的要点，如会面时间、地点、联系电话等，以提高工作效率，避免记录错误或者偏差而带来的误会。
通话的时候一定要注意做好电话记录以备遗忘，这里提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，如此就能轻松自如地达到与客户沟通的目的并做好必要的文字记录了。
