作为中层主管,几乎天天会遇到大大小小的问题,天天与问题打交道。可以说,问题无处不在。要解决这些问题,首先要发现问题。不有所“发现”,就无从“解决”;“发现问题”在先,“解决问题”在后;在“解决问题”的过程中再“发现问题”……如此不断循环。
可以说,发现问题是一种能力和技巧,需要中层主管长期的学习和锻炼,但也并非完全没有方法可循,以下是一些经验总结。
树立积极的问题意识
中层主管要发现问题,首先要具备一定水平的问题意识。没有问题意识的人,就是平常我们所说的那种“见到油瓶倒了都不去扶一把”的人。这种人面对团队中存在的或多或少的问题,秉持着一种“听而不闻、视而不见”的漠不关心的态度。
中层主管在工作中,如果不能正视问题,以明察秋毫的敏锐观察力去发现问题,就会使自己陷入无休止的对抗当中,这样的状态,于己于人都没有益处。
某公司曾录用了一位各方面都很出色的中层主管。这位主管一到任,上司就对他提出了一系列的要求和期望,并与他现有的工作能力一一加以对比和分析,指出了需要他注意的方面。这位主管听后很不高兴,站起来说:“经理,谢谢您的批评指导,看来您对我的工作表现不太满意吧?”这位主管把上司所提出的中肯的意见和建议,全部看成是对他的批评,之后不久,他选择了离职。
这位中层主管就是缺乏问题意识的典型例子。实际上,问题无人不有。工作中的问题很多,哪个岗位,哪个层级,都可能存在不足。问题面前,无贫贱。即便是成绩斐然,业绩超群,在高目标、高要求、高标准下也会黯然失色。扪心自问,谁敢说工作中就没有问题?谁能说自身没有不足?谁又愿意放弃目标与追求,甘愿平庸?主动迎接问题的挑战是中层主管应该有的问题意识。
树立积极的问题意识还意味着,中层主管要持续把握工作中的重要环节。通常来说,工作中的重要环节通常是指:能否再降低成本、提高效率、改善产品质量以及工作效果等。从这些方面出发,进行深入地思考的时候,就意味着已经具备了积极的问题意识。
在管理工作中,树立积极的问题意识有一个至关重要的方面,那就是研究成功人士的关注点。在企业中,这些成功人士掌握着巨大的资源,他们在遇到问题的时候,非常注意动脑筋、想办法,思考力也超乎寻常。了解他们的关注点,将非常有助于中层主管发现更有价值的问题。
从观察、思考中发现问题
如何发现问题,就要看管理者有没有对问题的敏感性,善于见微知著,从中发现真正的问题。
迈克尔·奥利里于1991年接管濒临破产的瑞安航空公司。接手后不久,他确立的目标是使坐飞机成为更多的欧洲人能够负担得起的交通方式,同时公司还要赢利。但是一开始,计划实施得并不顺利,对此,奥利里没有坐在办公室里发脾气,也没有一味地责怪下属,而是亲自到各个分公司调查研究,了解情况。奥利里发现公司成本居高不下,原因是机场收费较高。找到问题的症结后,他立即着手研究解决方案,并开始实施自己的计划,将业务转移到了英国。不久,瑞安航空公司逐渐摆脱了经营困境,成为欧洲旅游业内利润最高的企业之一。
其实,奥利里的管理并不复杂,只是他比一般的管理者更善于观察和思考,从现象中发现问题的本质。几乎没有人能穷举究竟有多少种发现问题的方法,有的方法已经成为理论,有的方法来自于个人经验,还有的方法来自于有心人的独创。以下介绍几种发现问题的方法:
1.找到问题的着眼点法
在发现问题之前,中层主管一定要想好:我最终要达到的目标是什么?通常在企业中,这个目标可以归纳为:“多”、“快”、“好”、“省”。所谓“多”,就是销售更高、利润更大、市场份额更多;所谓“快”,就是工作熟练度要高,效率要快;所谓“好”,就是工作绩效要好,产品功能要好等;所谓“省”,就是指节约,即成本要省、时间要省等。
将日常工作与上述目标进行对比后,可以将日常工作分为两类:一类是对完成上述目标不会产生影响的工作,或者说不能产生直接效益的那部分工作;另一类是对上述目标的达成有直接或重要影响的那部分工作,这类工作虽然也消耗成本,但是却能够创造价值。中层主管要把自己的目光投在这类工作上,从中发现管理过程中有价值的问题。比如,工作的流程安排是否体现效率?培养下属是否通过建立明确的指标而提高了针对性?发现问题的着眼点越明确,越具体,对发现问题就越有帮助。
2.询问法
询问自己的下属、内外的专业人员、顾客,往往会使中层主管看到自己所忽视的问题。
3.现场观察法
每天上班时,不妨先到工作的各个岗位进行巡查,并做出相应的备忘登记,思考自己眼前的工作状况,如果用别人的眼光去评估的话,就会在日常的工作中发现不少存在的问题。
有一位美容院的主管,常以顾客的身份体验美容,从中发现问题。有一次,她躺在美容床上,发现美容院天花板上装了灯,盖再厚的毛巾也刺眼。于是,她很快打报告给老板,重新调整了顾客美容室内的灯光布局。此举得到了顾客的好评。这位主管也由此得到上司赏识,很快被提升为总经理助理。
4.假设法
假设某种条件出现,会带来什么样的问题,例如,假设资金不到位的话,项目会怎样,这样的思路有助于中层主管预见性地发现问题。
5.排除法
产品销路不好是怎样造成的?质量、价格、成本、技术、款式、竞争……一个一个排除下来,就会找到问题所在。
发现问题的方法有很多,中层主管一定要做有心人,培养敏锐的洞察力和强烈的责任感,在别人视而不见时,你能独具慧眼;别人人云亦云时,你能独有所思。这样才会发现问题的本质,才能有效地解决问题或把问题消灭在萌芽状态。